سیستم سازی کسب و کار| راهنمای جامع افزایش بازدهی با سیستم سازی
فهرست مطالب
سیستم سازی عبارتی ست که اگر مدیر یک کسب و کار، صاحب یک کسب و کار یا یک کار آفرین هستید، حتما تا به حال آن را شنیده اید. اداره ی یک کسب و کار به روش سنتی و بدون سیستم سازی چالش برانگیز است، حتی اگر آن را در پول غرق کنید!
- به این نتیجه رسیده اید که زمانی برای تفکر عمیق و طراحی استراتژی هایی کلیدی برای کسب و کار خود را ندارید؟
- امور سازمان بدون حضور شما با کیفیت بالا و تا انتها به سرانجام نمی رسند و کسب و کار وابسته به حضور شماست؟
- آیا تا به حال مشکلی در کسب و کارتان وجود داشته که هیچکدام از کارکنان مسئولیت آن را بر عهده نگیرند؟
- تا به حال پیش آمده بخشی از کارهایتان را به روز بعد موکول کنید، چون زمان کم آوردید؟
- اگر شما فقط یک ماه سر کار نروید، کسب و کار شما زنده می ماند؟
- پیش آمده که اموری مهم در کسب و کارتان فراموش شود؟
- کارهای نیمه تمام و نیمه کاره بسیاری دارید؟
پاسخ مثبت شما به سوالات بالا نشان می دهد کسب و کار شما در یک شرایط چالشی قرار دارد. اما راه حل برای تبدیل این مشکل، به یک فرصت فوق العاده جهت رشد و توسعه کسب و کار شما چیست؟
مفهوم سیستم سازی کسب و کار
قطعا نظام مند کردن کسب و کارتان به معنای محدود کردن و نظارت بر فعالیت های هر یک از کارکنان یا کنترل کارکنان شما نیست. بنابراین، سیستم سازی چیست و هدف از آن چیست؟
بیایید یکبار برای همیشه شفاف سازی کنیم! یک تصور غلط بسیار رایج در مورد سیستم سازیِ کسب و کار این است که هدف از آن «کنترل» است. باید بگوییم که اصلا اینطور نیست! بلکه سیستم سازی «توانایی رها کردن» است.
رها کردن در مدیریت اقدامی ست که بعد از فرایند «اعتماد کردن» انجام می شود. به عنوان صاحب کسب و کار، مدیر ارشد و … اگر رها نکرده اید و اعتماد مثبت و سازنده را با تیم خود ایجاد نکرده اید، پس منتظر علائم معکوسی مانند مدیریت خُرد، کارکنان فرسوده و رکود کسب و کار خود باشید!
از خود و تیم مدیریتی خود بپرسید: آیا می توانید اموری که ماهیت غیر مدیریتی دارند را واگذارکنید؟ اگر نه، چرا؟
یک مثال واقعی:
شرایطی را در یک کسب و کار در نظر بگیرید که یک مدیر که عمیقا به کسب و کار خود، خدماتی که مشتری دریافت می کند، رضایت مشتری هایش و اینکه همه چیز دقیقا همانطور که باید انجام شود، اهمیت می دهد؛ از رشد و عملیات کسب و کار خود ناامید است. او نمی بیند که این روند، مسیری برای بهبود وضعیت است و احساس می کند که کارکنان مجموعه اشتباهات زیادی مرتکب می شوند، سرعت انجام امور کند است و با این روند هیچ وقت هیچ پیشرفتی در مجموعه اتفاق نمی افتد.
در چنین شرایطی این مدیرعامل مستقیما وارد عمل می شود و برای بالا نگه داشتن کیفیت خدمات و جلب رضایت مشتریان خود اموری را که به عهده کارکنان است، شخصا به دست می گیرد. ساعت های طولانی و به جای چندین کارمند خود کار می کند. با کارمندان خود بحث و جدل می کند و … این تلاشِ سخت، برای انجام شدن کارها، به مرور مدیر را فرسوده و کسب و کار را نابود می کند.
مشکل از کجاست؟
مدیرعامل احساس می کند باید از همه چیز مراقب کند تا مطمئن شود همه چیز واقعا به درستی انجام می شود. او احساس می کند تنها کسی ست که به درستی امور اهمیت می دهد. اگر از او بپرسید که چرا چنین سخت تلاش می کند؟ احتمالا جوابی می شنوید مانند: «کارکنان آن جور که باید از جون مایه نمی گذارند. آن ها دلسوز نیستند. امور به خوبی انجام نمی شود و …»
این جملات یعنی باور دارد یا خودش باید همه کارها را انجام دهد، یا کسب و کار به سرعت نابود می شود! در عین حال متوجه هست که کارکنانش در واقع توانمند هستند و مهارت های لازم را دارند.
پس در چنین شرایطی مشکل از چیست؟
واضح است اگر در این کسب و کار، پردازش امور و خدمات انجام می شد و به یک روند مشخص کاربردی می رسید، کارمندان آن روند را دنبال می کردند و همه چیز درست اتفاق می افتاد. در واقع آن ها ممکن است این کار را بهتر از مدیر انجام دهند.
نتیجه؟
مدیرعامل در این مرحله متوجه می شود با سیستم سازی کسب و کار خود، امکان پردازش امور را فراهم کرده است. به این ترتیب با رسیدن به یک الگوی مشخص و سپس ارتقای این الگو در طول زمان، در نهایت به بهترین الگو دست می یابد. در این مرحله امور به بهترین شکل و با بالاترین کیفیت توسط کارکنان انجام می شوند.
این فرآیند به مدیر اجازه می‌دهد به کارکنان خود اعتماد کند و بالاخره رها کند. چرا که اکنون آن ها همه ی آنچه که باید انجام شود را شناسایی کرده و آن را به درستی و قدم به قدم طبق فرایند سیستم انجام می دهند.
اکنون کارکنان در موقعیت بهتری برای تکامل و بهبود فرآیندها و رویه‌ها در این کسب و کار هستند تا حتی موثرتر عمل کنند. این به معنای استرس کمتر و زمان آزاد بیشتر برای مدیر، فشار کمتر برای کارکنانش و کسب و کار موثرتر و رو به پیشرفت است.
تعریف سیستم سازی
سیستم سازی کسب و کار، فرایند کار را در یک سازمان، استاندارد و خودکار می کند. هرچه کارها ساده تر باشند، سریع تر درک می شوند و با بهره وری بالاتری انجام خواهند شد. سیستم سازی با کنترل و نظارت مرحله به مرحله فرایند انجام کار، دقت و نظم را افزایش داده و جایی برای خطا یا ابهام باقی نمی گذارد. به این ترتیب با مستندسازی تمامی مراحل کارها، سازماندهی و نظارت مستمر، کیفیت و ثبات ارائه خدمات را تضمین می کند.
این امر بستر لازم جهت ثبات کیفیت را در سازمان فراهم می کند و منجر به رشد کسب و کار شما می شود. چرا که سیستم سازی بر «ساده سازی» امور تاکید ویژه دارد. بنابراین کمک می کند با کنترل فرآیند های یک کار، ساده ترین و استاندارد ترین فرآیند را برای انجام آن کار بیابید.
به بیان ساده تر، سیستم سازی کسب و کار، یک فرآیند است که در آن نحوه ی اجرای یک کار طراحی، استانداردسازی و پیاده سازی می شود. در سیستم سازی فرآیند اجرای امور در حالت بهینه، مدلسازی شده تا مراحل به صورت دقیق ثبت شوند. به این ترتیب شما مستندسازی را به طور سیستمی در سازمان خود اجرا می کنید.
همانطور که قبلا در مقاله ی «اصول حرفه ای افزایش انگیزه کارکنان» بیان کردیم، مستندسازی امور، جزئی ضروری از فرهنگ حرفه ای یک سازمان است.
هدف از سیستم سازی چیست؟
وقتی مشتریان نمی دانند دقیقا چه چیزی دریافت خواهند کرد؟ و کارمندان نمی دانند چه کاری باید انجام دهند و چه باید بگویند؟ سیستم سازی حرف خواهد زد!
به طور خلاصه، هدف سیستم سازی، ایجاد یک الگوی شخصی سازی شده، متناسب با کسب و کار شماست. اقدامی که سال هاست در تیم توسعه کسب و کار آریامانا برای کسب و کارهای بسیاری با بالاترین کیفیت و بیشترین درصد رضایت مشتریان انجام شده است.
چرا که وقتی که شما یک کسب و کار سیستمی را اداره می کنید، می توانید زمان خود را به کار بر روی نحوه عملکرد کسب و کار اختصاص دهید و آن را ارتقا دهید؛ نه اینکه خود بخش مهمی از اجرای آن باشید! این به شما کمک می کند به طور مستمر کارایی را در کسب و کار خود افزایش دهید و مدیریت هر عملیات را در کسب و کار خود ساده کنید.
به طور خلاصه، هدف این نوع سیستم سازی ایجاد کارایی و کیفیت خدمات بهتر برای مشتریان و کارمندان شما است و به شما این امکان را می دهد که بسته به استراتژی کسب و کار خود سازمان را مدیریت کنید.
نگاهی دقیق تر!
کمی دقیق تر به کسب و کار خود نگاه کنید. با اطمینان می گویم که مجموعه شما همین الان هم برای انجام امور یک چرخه و فرایند را دنبال و تکرار می کند. چرا که در واقع فرآیندها در هر کسب و کاری وجود دارند. حال چه به طور رسمی و تخصصی تعریف شده باشند و چه تصادفی و یا بر حسب تجربه.
برای مثال:
ممکن است شما برای ثبت خدماتی که به مشتریان خود ارائه دادید، آن ها را در یک دفتر به صورت مکتوب ثبت کنید. یا برای فروش یک محصول یک رویه چند مرحله ای مشخص را دنبال کنید.
بنابراین شما همین الان هم سازمان خود را سیستم سازی کرده اید. حال باید با نگاهی دقیق تر آن را بررسی و بهینه کنید.
سیستم سازی اصولی و تخصصی، با ساده سازی این فرایند ها، استاندارد سازی و سازماندهی چرخه ها، به شما قدرت کنترل عملیات را جهت بهبود فرایند و در نتیجه بالابردن کیفیت انجام امور در هر مرحله را می دهد.
به این ترتیب در نهایت سازمان شما به تدوین سیاست ها و پروتکل هایی دست می یابد که در دراز مدت به بهترین نسخه خود تبدیل شده است. بنابراین شما به بهترین الگو برای کسب و کار خود دست می یابید که کسب و کار شما را نسبت به رقبا منحصر به فرد می کند.
ابعاد مختلف سیستم سازی در یک کسب و کار
سیستم سازی می تواند تمام ابعاد یک سازمان را در بر بگیرد. بخش مالی، منابع انسانی، ارتباط با مشتریان، مارکتینگ، اداری، بایگانی، نظارت و … در یک سازمان می توانند سیستمی شوند. در ادامه به تفکیک هر کدام از بخش ها بررسی شدند.
1. سیستم های عملیاتی
برای سیستم‌سازی کسب‌وکارتان، ایجاد سیستم‌های عملیاتی، که روزانه عملیات های مختلف سازمان شما را مستند سازی کند، بسیار مهم است. این امر علاوه بر ساده سازی امور، خطای انسانی را در فرایندهای مختلفی مانند تولید، مدیریت موجودی، تدارکات، انجام سفارش و خدمات مشتری را در بر می گیرد.
با اجرای سیستم های عملیاتی موثر، می توانید اطمینان حاصل کنید که فعالیت های اصلی کسب و کارتان به درستی و به صورت کارآمد اجرا شده و سازمان شما با حفظ بهره وری در مسیر موفقیت خواهد بود.
2. سیستم های مالی
بخش مالی در هر کسب و کار از اهمیت ویژه ای برخورددار است. در این بخش سیستم باید به طور موثر و کاربردی حسابداری، تراکنش های مالی و صفر تا صد فرایندهای گزارش دهی سازمان شما را مدیریت کند.
با انتخاب یک برنامه حسابداری مناسب که قابلیت اتصال و ارتباط موثر با اتوماسیون اداری سازمان شما را داشته باشد، عملکردهای مختلفی مانند: بودجه بندی، برنامه ریزی مالی، صورتحساب، دستمزد ومزایای کارکنان، تجزیه و تحلیل مالی، محاسبه ی پورسانت و پاداش، جریمه های مالی و کسر از حقوق ها، تاخیر ها و اضافه کاری ها، صدور فاکتور و … به صورت خودکار و استاندارد انجام می شود.
با پیاده‌سازی سیستم‌های مالی کارآمد، می‌توانید از اطلاعات مالی دقیق و به‌موقع اطمینان حاصل کنید. در این صورت مدیریت مالی موثر را در کل کسب و کار خود تضمین می کنید.
3. منابع انسانی
در تیم منابع انسانی سیستم سازی در فرایندهای مرتبط با کارکنان مانند: استخدام، فرم های استخدام و امتیاز بندی آن ها، عضو گیری، مدیریت عملکردها، شرح وظایف، ارزیابی های روزانه و درخواست مرخصی های کارکنان، پاسخ به درخواست مرخصی ها، ثبت درخواست های کارکنان و اطلاع رسانی آن، ثبت صورتجلسات، ثبت یادآوری ها، نظرسنجی و… انجام می شود.
به این ترتیب، مدیریت منابع انسانی تسهیل می شود. همچنین می توان از انطباق با قوانین و مقررات اداره کار اطمینان حاصل کرد.
4. سیستم های زنجیره تامین
زنجیره های تامین باید به گونه ای سازمان دهی شوند که از فرآیندهای مربوط به منبع یابی، تدارکات، مدیریت موجودی، لجستیک و توزیع مراقبت کنند. بنابراین سیستم های زنجیره تامین جریان کالاها و خدمات را از تامین کنندگان به مشتریان بهینه می کنند، از تحویل به موقع، کاهش هزینه ها و مدیریت موثر سطوح موجودی اطمینان حاصل می کنند.
بنابراین بسیار مهم هست چنین روندی که به صورت دوره ای در بازه های زمانی مشخص اجرا می شود، سیستم سازی شود.
5. مارکتینگ و بازاریابی
سیستم سازی کسب و کارتان در این بخش، باید همه ی ابعاد فعالیت های سیستم های بازاریابی موثر و فروش شما را که در کسب و کارتان پشتیبانی می شود، در بر بگیرد.
ایجاد سیستم‌های بازاریابی مؤثری که از فعالیت‌های بازاریابی و فروش شما پشتیبانی می‌کنند، بسیار مهم است. این سیستم ها طیف وسیعی از ابزارها و پلتفرم ها، از جمله سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، ابزارهای اتوماسیون بازاریابی مانند باشگاه مشتریان و… را در بر می گیرند.
برای مثال می توانید به صورت خودکار و تنها با یک کلیک، پیامک هایی که حاوی اطلاعات لازم برای مشتریان است را به آن ها ارسال کنید.
سیستم سازی در بخش مارکتینگ و بازاریابی ابعاد بسیار گسترده ای دارد که در این جا به چند مورد اصلی اشاره کردیم:
ارتباط با مشتریان (CRM):
در ارتباط موثر و حرفه ای با مشتریان، قطعا سیستم سازی گامی بزرگ خواهد بود که سوددهی سازمان را چند برابر خواهد کرد. با استفاده از یک CRM مناسب، کارشناس های سازمان شما برای ارتباط با مشتریان می توانند به صورت حرفه ای و سازاندهی شده اقدام کنند.
وب سایت:
در یک کسب و کار با ایجاد یک وبسایت می توانید امکان فروش آنلاین محصولات خود را در تمامی نقاط کشور امکان پذیر کنید و فروش خود را افزایش دهید.
پنل پیامک:
با ثبت یک شماره جهت ارسال پیامک های تبلیغاتی می توانید افراد را از تخفیفات و جشنواره های ویژه خود آگاه کرده و برای آفر های خود برنامه ریزی دقیق و هوشمندی ارائه دهید. در صورتی که برای انتخاب پنل پیامک مناسب برای کسب و کار خود ابهام یا سوالی دارید، با تیم آریامانا در ارتباط باشید.
باشگاه مشتریان:
با ثبت راه ارتباطی مشتریان (شماره تماس، ایمیل و …) می توانید امتیازات ویژه ای را برای مشتریان وفادار خود در نظر گرفته و رضایت آن ها را به دست بیاورید. باشگاه مشتریان می تواند مشتریان «گذری» شما را به مشتریان «وفادار» تبدیل کند. طراحی و استراتژی باشگاه مشتریان، یکی از خدماتی ست که در مجموعه توسعه ی کسب و کار آریامانا ارائه می شود. برای دریافت مشاوره رایگان برای افتتاح باشگاه مشتریان کسب و کار خود، با ما تماس بگیرید.
به این ترتیب با استفاده از سیستم می توانید داده های مشتری را مدیریت کنید، بخش های خاص بازار را هدف قرار دهید، کمپین ها، نمایشگاه ها و جشنواره های بزرگ را پیگیری و مدیریت کنید و عملکرد بازاریابی را به طور دقیق ارزیابی کنید. این به شما امکان می دهد فعالیت های بازاریابی و فروش خود را بهینه کنید و تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنید که به رشد و موفقیت کسب و کار شما کمک می کند. در صورتی که در در مورد سناریوسازی حرفه ای و تکنیکی باشگاه مشتریان نیاز به راهنمایی داشتید با ما در ارتباط باشید.
6. اداری
با تهیه یک اتوماسیون اداری مناسب کسب و کار خود، می توانید امور مربوط به هر مشتری و کارمند را ثبت کنید. این به شما کمک می کند در ارتباطات بعدی، اتفاقات و امور مربوط به آن ها را به صورت مستند جهت بررسی و اتخاذ تصمیم های جدید، در اختیار داشته باشید. اگر برای انتخاب اتوماسیون مناسب برای کسب و کار خود به مشاوره و راهنمایی نیاز دارید، با کارشناسان آریامانا در ارتباط باشید.
7. بایگانی
اگر شما هم با شنیدن کلمه ی «بایگانی» به انبوهی از پرونده های خاک گرفته فکر می کنید، وقت آن رسیده است که سیستم سازی را برای کسب و کار خود شروع کنید!
با سیستم سازی کسب و کار، تمامی امور مربوط به مشتریان، کارکنان و فرایند کارها مستند و قابل دستیابی هستند. بنابراین شما را از بایگانی به شیوه ی سنتی بی نیاز کرده و دستیابی به این اطلاعات را برای شما آسان تر می کند.
8. نظارت
دستگاه کنترل تردد:
استفاده از سیستم و دستگاه های کنترل تردد با اثر انگشت، برای ثبت ورود و خروج کارکنان نوعی سیستم سازی ست که عملکرد شما را در بخش نظارت بهبود می بخشد. به این ترتیب از ثبت ساعت حضور در محل کار و خروج از محل کار توسط کارکنان بی نیاز می شوید. از برخورد سلیقه ای در محاسبه ساعات اضافه کار کارکنان جلوگیری می کنید و خطای انسانی را در ثبت ساعات به صفر می رسانید.
دوربین مدار بسته:
تهیه و نصب دوربین مداربسته راهی مطمئن برای نظارت بر اجرای امور، تامین امنیت کارکنان و در نهایت مستندسازی در کسب و کارها است.
شما به سیستم سازی نیاز دارید اگر…
دلایل زیادی وجود دارد که چرا سیستم سازی برای یک کسب و کار مفید است. با این حال در شرایطی ویژه اجرای سیستم سازی در یک کسب و کار ضرورت و فوریت بیشتری پیدا می کند. بنابراین شما به سیستم سازی نیاز دارید اگر…
در حال استخدام یک موقعیت جدید هستید
این به این معناست که فعالیت یکی از اعضای تیم شما به یک موقعیت جدید تفویض می شود. یا به این معنی ست که شما در حال ایجاد یک بخش یا تیم جدید در کسب و کار خود هستید. در هر صورت، برای موفقیت در این موقعیت، باید مشخص کنید که در این تیم جدید واقعا برای چه هدفی تشکیل می شود؟ افراد در این تیم دقیقا چه کاری باید انجام دهند؟ و آیا دانش یا ابزار لازم برای آن را در اختیار دارند؟
شما در حال گسترش تیم خود هستید
گسترش یک تیم، خبر بسیار خوبی برای یک کسب و کار است. چرا که این بدان معناست که کسب و کار شما در مرحله ی فعلی موفق بوده است و پتانسیل گسترش را دارد. اما همانطور که یک تیم گسترش می یابد، بسیار مهم است که حجم کار به طور موثر و کارآمد مدیریت شود.
اگر نقش استخدام‌های جدید، از همان روز اول تعریف شده باشد، با فرآیندها و رویه‌هایی که اطلاعات کافی برای آنها در دسترس باشد و نیروهای جدید بدانند دقیقا چه کاری باید انجام دهند؟ قطعا موثرتر خواهند بود. این را هم در نظر بگیرید که با سیستم سازی، ممکن است به استخدام های کم تری نیاز داشته باشید، زیرا تیم ها کارآمدتر خواهند شد.
کسب و کارتان در حال رشد است
کسب و کارها هرگاه که استاندارد بالایی از خدمات ارائه دهند، اغلب رشد می کنند. با این حال عدم هماهنگی عرضه و تقاضا همیشه چالش برانگیز خواهد شد. بنابراین افزایش حجم کار می تواند کیفیت آن خدمات را کاهش دهد. حفظ کیفیت با وجود رشد کسب و کارتان، احتمالا یکی از نگرانی های شماست. سیستم سازی زودتر از موعد بهترین راه برای اطمینان از این امر است.
بخشی از کسب و کار خود را برون سپاری می کنید
برون سپای بخشی از امور یک استراتژی متداول در کسب و کارهاست که علت های متفاوتی مانند تخصصی بودن( مثلا منابع انسانی، بازاریابی و …)، غیر اصلی بودن (مثلا تدارکات و…) و … دارد. شما با برون سپاری بخشی از سرمایه کسب و کار خود را هزینه می کنید. اگر انتظارات شما از سرویس و خدماتی که دریافت می کنید واضح و شفاف نباشد و رویه ای دقیق و مشخص نداشته باشد، دستیابی به سرمایه ای که هزینه کردید یا دستیابی به بازگشت سرمایه ای که هزینه کردید در طول کسب و کارتان، امری دشوار خواهد بود.
شخصاً به زمان بیشتری نیاز دارید
صاحبان و مدیران یک کسب و کار مانند سکان دار یک کشتی هستند. آنها اغلب خود را درگیر عملیات روزانه می کنند، ساعت‌های بیش از حد کار می‌کنند و زمانی برای بهبود تعادل کار/زندگی خود پیدا نمی‌کنند. در حالی که موفقیت یک کسب و کار به برنامه ریزی، استراتژی و… آن ها بستگی دارد. تنها راه تغییر این امر از طریق سیستم سازی است.
مزایای سیستم سازی
سیستم سازی به روش صحیح، اقدامی ست که می تواند سرانجام کسب و کار شما را تغییر دهد. این اقدام مزایای منحصر به فردی دارد که دو بخش مدیریتی و فرآیندی سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد. این مزایا اصلی ترین پاسخ به این پرسش است:
چرا باید کسب و کار خود را سیستمی کنیم؟
1. نظم بخشی به فرآیندها:
سیستم سازی با ارائه ی یک گردش کار تخصصی، بهینه و استاندارد؛ نحوه ی انجام کارها را به صورت خودکار، مرحله به مرحله یادآوری و ثبت می کند. بنابراین شما را از به خاطر سپردن مراحل انجام هر کار در سازمان بی نیاز می کند. نقش این مورد هنگامی پر رنگ تر می شود که شما در مدیریت اموری که تا انتها به انجام نرسیدند و کار های در حال انجامی که در لیست خود دارید، وقت کم می آورید. سیستم سازی وقت شما را نجات می دهد، احتمال خطا را کاهش می دهد، و یادآوری ها و پیگیری ها را آسان می کند.
2. پیگیری و کنترل امور
تصور کنید یکی از کارکنان شما مرخصی ست. یکی از مشتریان جهت پیگیری انجام کاری که به او محول شده بود، با سازمان تماس می گیرد. در این شرایط بدون سیستم سازی، شما راهی به جز پیگیری این کار با همان کارمند خود ندارید.
در صورتی که امکان ارتباط با کارمند خود را نداشته باشید نیز اگر این موارد در سازمان شما مکتوب و بایگانی می شوند، جهت پیگیری ناچار به رجوع به بایگانی و جستجو در اسناد هستید که خود امری وقت گیر خواهد بود.
با سیستم سازی، شما برای ارائه مرحله ی انجام کار، علت توقف کار یا اطلاع رسانی پایان کار به مشتری خود، تنها چند کلیک با نتایج فاصله دارید. سریع، مطمئن و مستند! بنابراین سیستم سازی در کسب رضایت مشتری یک سازمان نیز نقش دارد.
3. تسهیل واگذاری امور به دیگران
توسعه ی یک کسب و کار بدون واگذاری امور و وظایف به دیگر مدیران و کارکنان، امری غیر ممکن خواهد بود. به یاد داشته باشید شما به عنوان یک مدیر، باید زمان خود را مدیریت کرده و از انجام هر کاری که دیگران می توانند آن را انجام دهند خودداری کنید. همانطور که در مقاله ی «آموزش تیم سازی | جامع ترین اصول تیم سازی» گفتیم، برای ایجاد یک تیم سازی حرفه ای و گسترش کسب و کار خود، باید کارها را محول کنید.
اجرای یک سیستم سازی حرفه ای در کسب و کار شما، به شما کمک می کند با اطمینان وظایف کارکنان را مشخص کنید و از محول کردن امور واهمه نداشته باشید.
4. مُرده را زنده می کند!
« برای توسعه و مدیریت کسب و کارم به زمانی بیش از 24 ساعت نیاز دارم! » جمله ای که خواندید پر تکرارترین جمله ای ست که مدیران با عملکرد ضعیف در بخش سیستم سازی در جلسات مشاوره و عارضه یابی با کارشناسان آریامانا مطرح می کنند.
شما با محول کردن امور به کارکنان خود، می توانید از انجام کارهایی که کارمندان باید انجام دهند دست بکشید! بنابراین شما می توانید به طور موثر انرژی خود را روی برنامه ها و استراتژی های مدیریتی، درآمد زا و پر بازده متمرکز کنید. اولویت بندی های مدیریتی خود را برنامه ریزی کنید و روی افزایش سود کسب و کار خود تمرکز کنید. سیستم سازی زمان مُرده شما را زنده می کند.
5. مستند سازی و اعتبار بخشی
سیستم سازی به شما امکان مستند سازی تمامی فرآیندها و امور را می دهد. این به اعتباربخشی به امور کمک کرده و به سازمان شما رسمیت می بخشد. بنابراین در صورت وجود مشکل به راحتی کارمند مسئول را می یابید و از حجم چالش های خود می کاهید. البته مد نظر داشته باشید که وقتی فعالیت ها و امور کسب و کار سیستم سازی شود، امکان خطا به حداقل می رسد.
6. تسریع کارکنان جدید و افزایش تولید
سیستم‌های مستندسازی شده، امکان تکرار فرآیندها را فراهم می‌کنند و کار را برای کارمندان جدید تسهیل می‌کنند. هنگامی که کارکنان جدید در یک سازمان فعالیت خود را آغاز می کنند، ارائه آموزش ها نقشی اساسی و پر رنگ را ایفا می کند. در کنار این آموزش ها راهنمای سیستم و مستندات نحوه ی انجام کارها، کمک می کند حتی افراد تازه کار نیز بتوانند کار را دقیقا به همان شکلی که شما مد نظر دارید انجام دهند.
در واقع استاندارد نبودن فرآیندها امکان افزایش خروجی تولید سازمان را محدود می‌کند. زیرا چنین سازمانی برای انجام هر فرآیند توسط افراد جدید نیازمند آزمون و خطا خواهد بود. اما وقتی که تمامی رویه‌ها و فرآیندها سیستم‌سازی شده باشند، شما می‌توانید به راحتی با افزایش نیروی انسانی، حجم خروجی تولید یا خدمات خود را افزایش دهید.
7. مقیاس پذیری
با رشد کسب و کارها، سیستم سازی برای مقیاس پذیری ضروری می شود. با وجود رویه های استاندارد شده، کسب و کارها می توانند به راحتی فعالیت های خود را بدون به خطر انداختن کیفیت یا تجربه هرج و مرج گسترش دهند. سیستم‌سازی به کسب‌وکارها این قدرت را می دهد که فرایند موفقیت را کشف کنند، به طور پیوسته آن را تکرار کنند و در نهایت کیفیت را به طور مرتب بالا نگه دارند.
در واقع استاندارد نبودن فرآیندها امکان افزایش خروجی تولید سازمان را محدود می‌کند. زیرا چنین سازمانی برای انجام هر فرآیند توسط افراد جدید نیازمند آزمون و خطا خواهد بود. اما وقتی که تمامی رویه‌ها و فرآیندها سیستم‌سازی شده باشند، شما می‌توانید به راحتی با افزایش نیروی انسانی، حجم خروجی تولید یا خدمات خود را افزایش دهید.
8. پاسخگویی به تغییرات بازار
استفاده از ابزارهای سیستم سازی مانند سیستم ارتباط با مشتریان (CRM)، وب سایت و … کمک می کند کسب و کار شما از رشد و توسعه عقب نماند. اهمیت این موضوع در مثال زیر قابل لمس تر خواهد بود:
برند کانن یک برند ژاپنی با پیشینه ی 100 ساله است که تولیدات خود را به محصولات مکانیکی محدود کرده بود. در بازه ای از زمان این شرکت ژاپنی عظیم، خود را با محصولات دیجیتالی هماهنگ نکرد و ضررهای بسیاری کرد.
بنابراین مهم است کسب و کارها بتوانند تغییرات بازار را بشناسند و همگام با آن ها برای عرضه و تولید محصلات و ارائه خدماتی متناسب با نیاز بازار اقدام کنند.
در واقع استاندارد نبودن فرآیندها امکان افزایش خروجی تولید سازمان را محدود می‌کند. زیرا چنین سازمانی برای انجام هر فرآیند توسط افراد جدید نیازمند آزمون و خطا خواهد بود. اما وقتی که تمامی رویه‌ها و فرآیندها سیستم‌سازی شده باشند، شما می‌توانید به راحتی با افزایش نیروی انسانی، حجم خروجی تولید یا خدمات خود را افزایش دهید.
9. مدیریت دانش و تداوم
سیستم سازی، حفظ و به اشتراک گذاری دانش حیاتی سازمانی را تضمین می کند. با مستندسازی فرآیندها، کسب‌وکارها بینش‌های ارزشمند، بهترین شیوه‌ها و درس‌های آموخته شده را در سازمان خود حفظ می کنند. این دانش به دارایی ای تبدیل می شود که می تواند به کارمندان جدید منتقل شود و تداوم آن را حتی زمانی که کارکنان با تجربه، شرکت را ترک می کنند تضمین کند. سیستم سازی خطر از دست دادن اطلاعات حیاتی را به حداقل می رساند و به مدیریت دانش سازمان و حفظ ثبات در عملیات کمک می کند.
10. ثبات و کیفیت
ثبات برای ایجاد یک برند معتبر و جلب رضایت مشتریان بسیار مهم است. سیستم سازی فرایند ها ارائه محصول یا خدمات با بالاترین کیفیت را برای شما تضمین می کند و کیفیت را به ثبات می رساند. رویه‌ها و پروتکل‌های عملیاتی استاندارد، کارکنان را قادر می‌سازد تا از روش‌های ثابت پیروی کنند، که منجر به نتایج قابل اعتماد می‌شود. ثبات و کیفیت باعث ایجاد اعتماد مشتریان می شود که منجر به وفاداری مشتری و ارجاعات دهان به دهان مثبت می شود.
11. کارایی و بهره وری
سیستم‌سازی با ساده‌سازی فرآیندها و حذف تنگناها، کارایی و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. سیستم هایی که به خوبی تعریف شده اند دستورالعمل ها و دستورالعمل های واضحی را ارائه می دهند و به کارکنان اجازه می دهند وظایف خود را به طور موثرتر و با کاهش خطا انجام دهند. با وجود سیستم های کارآمد، از زمان و منابع به نحو مطلوب استفاده می شود که منجر به افزایش بهره وری و صرفه جویی در هزینه می شود.
12. تصمیم گیری و تفویض اختیار
سیستم های شفاف، زمینه را برای مدیران و صاحبان کسب و کار در اتخاذ تصمیم گیری های آگاهانه فراهم می کند. با فرآیندهای کاملاً تعریف شده، شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارها، مدیران می‌توانند به طور موثر عملکرد کسب و کار را نظارت و تجزیه و تحلیل کنند. بنابراین مدیران می‌توانند به جای مدیریت خرد عملیات روزانه، بر ابتکارات استراتژیک تمرکز کنند.
13. بهبود مستمر
سیستم سازی پایه و اساس بهبود مستمر را در کسب و کار شما ایجاد می کند. با مستندسازی فرآیندها، شرکت ها می توانند ناکارآمدی ها، تنگناها و زمینه های بهبود را شناسایی کنند. بررسی و پالایش منظم سیستم ها امکان بهینه سازی و نوآوری را فراهم می کند. بهبود مستمر در فرهنگ سازمانی عجین می شود و یک ذهنیت فعال را تقویت می کند و باعث رشد کلی کسب و کار می شود.
14. کاهش ریسک و حفظ آوازه برند
سیستم‌سازی با اطمینان از پایبندی به مقررات تعیین شده، استانداردهای صنعت و سیاست‌های داخلی به کاهش خطرات کمک می‌کند. کسب‌وکارها می‌توانند ریسک‌های بالقوه را شناسایی کنند، اقدامات کنترلی را اجرا کنند و با مستندسازی فرآیندها، انطباق را نظارت کنند. این امر احتمال اشتباهات، مسائل حقوقی و آسیب به شهرت را کاهش می دهد و آوازه برند را حفظ می کند.
نتیجه گیری
با نداشتن یک رویکرد استاندارد، اغلب کارکنان خود را خرد مدیریت می کنید و وظایفی را انجام می دهید که باید با اطمینان به آنها محول شود. با این حال، با پیاده‌سازی سیستم‌سازی، کسب‌وکار شما حتی در غیاب شما به‌طور یکپارچه، شبیه به یک ماشین روغن‌کاری شده، عمل می‌کند. این به شما این امکان را می دهد که با اعتماد به نفس عقب نشینی کنید و روی گسترش کسب و کار خود تمرکز کنید. برای عمیق‌تر کردن مراحل مربوط به سیستم‌بندی کسب‌وکارتان و کشف قابلیت‌های آن، با تیم آریامانا در ارتباط باشید.
دیدگاهتان را بنویسید