نکات طلایی اجرای سیستم سازی که به شما نمی گویند!
فهرست مطالب
اجرای سیستم سازی بدون آگاهی می تواند به یک چالش بزرگ در کسب و کار شما تبدیل شود. بنابراین پیشنهاد می کنم ابتدا مقاله « چالش های رایج سیستم سازی» را مطالعه کنید. تا به آشنایی نسبی و عمیقی با چالش های اجرای سیستم سازی دست یابید. در این مرحله از آگاهی، به عنوان مدیر یک کسب و کار، نکات کوچک اما بسیار مهمی وجود دارد. بسیار ضروری ست قبل از اجرای سیستم سازی به آنها مسلط باشید. تا بتوانید چالش هایی که در مسیر اجرای سیستم سازی کسب و کار شما قرار دارند را به خوبی حل کنید.
برای مثال خوب است بدانید مقاومت کارکنان، نسبت به اجرای سیستم سازی کسب و کار، که در مقاله ی قبل به طور کامل آن را توضیح دادیم امری طبیعی ست. این مقاومت، نباید شما را شگفت زده کند، یا باعث شود تصمیم شما به عنوان مدیر یا صاحب کسب و کار، متزلزل شود. اجرای سیستم سازی یک هنر ظریف و در عین حال بنیادی است. شما در چنین موقعیتی باید بتوانید با مدیریت صحیح و اقدامات درست، سیستم سازی کسب و کارتان را به شیوه ای اصولی اجرا کنید. اما این اقدامات درست چه هستند؟
18 استراتژی برای مدیریت موثر اجرای سیستم سازی
پیاده سازی یک سیستم جدید اغلب شامل تغییرات قابل توجهی در فرآیندها، گردش کار و فرهنگ سازمانی است. برای مدیریت موثر این تغییرات، سازمان ها باید استراتژی های مدیریت تغییر را با تمرکز بر ارتباطات، مشارکت و یک محیط حمایتی توسعه دهند.
1. علت مقاومت ها را پیدا کنید
مقاومت در برابر تغییر یک چالش رایج در اجرای سیستم‌سازی است. برای رسیدگی به این موضوع، پرورش فرهنگ آموزش مستمر، شفافیت و ارتباطات مهم است.
به عنوان مدیر یک کسب و کار، فضای امنی را برای کارکنان ایجاد کنید تا نگرانی های خود را بدون جهت گیری و شفاف بیان کنند. سپس دلایل تلاش های سیستم سازی و نحوه همسویی آنها با اهداف سازمان را بیان کنید. آگاهانه برخورد کنید و با کشف علت دقیق نگرانی فردی هر یک از کارکنان و تشریح دقیق مزایای تغییر، به حل این نگرانی ها بپردازید.
کارکنان منعطف و سازگاری که قهرمانان تغییر در سازمان شما هستند را تشویق کنید. آنان می توانند از مزایای سیستم سازی دفاع کنند و به کاهش مقاومت کمک کنند.
2. اهمیت سیستم سازی را به تیم خود بگویید
در مقاله «سیستم سازی| راهنمای نهایی بهره وری و رشد» مفهوم و اهمیت سیستم سازی را به طور کامل شرح دادیم. برای اطمینان از اجرای موفقیت آمیز، بسیار مهم است که اهمیت سیستم سازی را به صورت حرفه ای، روان و دوستانه به کارکنان خود اطلاع دهید. به این ترتیب از ایجاد مقاومت در کارکنان خود نسبت به سیستم سازی جلوگیری می کنید. شما می‌توانید با بیان واضح این که چگونه سیستم جدید کارایی را بهبود می‌بخشد، فرآیندها را ساده می‌کند یا تجربه خوب و رضایت مشتری را افزایش می‌دهد، اشتیاق و پشتیبانی برای پیاده‌سازی را در کارکنان ایجاد کنید.
تاثیر مثبت سیستم سازی کسب و کار بر بهره وری، کارایی، رضایت مشتری و توسعه کارکنان را با تاکید و دقت برای آنان شفاف کنید. به پرسش های آنان با روی خوش پاسخ دهید. هر گونه تصور غلط درباره ی سیستم سازی کسب و کار را اصلاح کنید تا نگرانی ها و مقاومت را با پرداختن به مزایا برطرف کنید.
3. آموزش و منابع مناسب به کارکنان ارائه دهید
پیاده‌سازی یک سیستم جدید اغلب مستلزم یادگیری مهارت‌های جدید و سازگاری با تغییرات در گردش کار کارکنان است. ارائه آموزش جامع ضروری است تا کارکنان سیستم جدید را درک کنند و بتوانند به طور موثر از آن استفاده کنند. سازمان‌ها باید روی برنامه‌های آموزشی سرمایه‌گذاری کنند که سبک‌های مختلف یادگیری را در نظر گرفته باشد و تجربه عملی را با سیستم جدید ارائه دهد. شکاف های مهارتی و دانشی که در کارکنانتان وجود دارد را شناسایی کرده و آن را پوشش دهد. این آموزش ها می تواند شامل کارگاه ها، آموزش عملی، مستندسازی، آموزش های ویدئویی یا حتی منابع آنلاین باشد.
بنابراین از آن جایی که استفاده حرفه ای از سیستم ها، مستلزم ارائه آموزش جامع در مورد فرآیندها، ابزارها و فناوری های جدید است، پیشنهاد می کنیم برای اطمینان از درک کارکنان از نحوه استفاده موثر از سیستم، زمانی را برای تست و ارزیابی عملکرد در نظر بگیرید تا اطمینان حاصل کنید که کارکنان به منابع مناسب و ابزارهای لازم برای استفاده مؤثر از سیستم ها دسترسی دارند. این ممکن است شامل ارائه دسترسی به بخش های مختلفی از نرم افزار، سخت افزار، مخازن داده ها، یا… باشد. این منابع کافی و پشتیبانی کامل، کارمندان را قادر می‌سازد تا تلاش‌های سیستم‌سازی را بپذیرند و آنها را در روال‌های کاری روزانه خود بگنجانند.
4. مسئولیت ها و مسئولیت پذیری را تعیین کنید
تخصیص مسئولیت ها از ابتدای راه، تضمین می کند که هر کدام از وظایف مانند: فرآیند پیاده سازی، نظارت بر اجرا، آموزش و … طبق برنامه و با موفقیت اجرا شوند. همچنین قوانین را در زمان عدم مسئولیت پذیری کارکنان به طور واضح تعیین و اطلاع رسانی کنید. به این ترتیب همه کارکنان مسئولیت خود را می دانند، نقش خود را در سیستم سازی درک می کنند و در مسیر وظایف خود باقی می مانند. زیرا اکنون آن ها علاوه بر اینکه جدیت موضوع را درک کردند و عواقب عدم مسئولیت پذیری خود را می دانند، به خوبی نقش موثر خود را درک کردند و با احساس اینکه آنان بخشی از سیستم هستند، احساس مفید بودن می کنند.
لازم به ذکر است شما باید وظایف کارکنان خود را در هر بخش از این فرآیند، به خوبی بدانید. در این بخش می توانید از تیم منابع انسانی کمک بگیرید. این گام همچنین جدیت شما را در اجرای سیستم سازی کسب و کارتان ثابت می کند.
5. موضع خود را مشخص کنید
پیشنهاد می کنم مقاله «آغاز سیستم سازی» را مطالعه کنید، با کارشناسان متخصص مشورت کرده و یک تصمیم جدی برای سیستم سازی کسب و کار خود بگیرید. پس از تصمیم گیری نهایی و تخصصی، موضع خود را حفظ کنید!
همه قوانین را در ارتباط با کم کاری ها، عدم پایبندی به سیستم و … را به طور واضح بیان کنید و هیچ استثنایی را برای هیچ یک از کارکنان نپذیرید. دلسوزی بی مورد مدیریت نسبت به کارکنان باعث بروز برخورد سلیقه ای و در نتیجه ایجاد اختلاف بین کارکنان و نارضایتی می شود. عدالت را به خوبی در بین کارکنان خود رعایت نمایید تا از بروز اختلافات جلوگیری کنید. این به کارکنان شما اطمینان می دهد که قوانین سیستم برای همه است و عدالت چه در تشویق و چه در تنبیه رعایت می شود. بنابراین کارمندان شایسته ای که به دنبال رشد و پیشرفت هستند، از آن استقبال می کنند.
رایج ترین پاسخی که در جلسات تیم توسعه کسب و کار آریامانا با مدیران و صاحبان کسب و کار نسبت به علت عدم اجرای جریمه و قوانین شنیده می شود، جملاتی ست مانند « من یک مدیر دلسوز هستم و دلسوزی ام نگذاشت از حقوقش کم کنم! این مقدار کم جریمه چه تاثیری دارد؟ می گوید دیگر اشتباهش را تکرار نمی کند و … »
آیا این پاسخ ها برای شما آشنا نبودند؟ اگر شما هم این نوع برخورد مدیر را دلسوزانه و صحیح می دانید خوب است به مثال زیر توجه کنید:
یک مثال واقعی:
شرایطی را در نظر بگیرید که در آن یک مدیر کسب و کار مراحل ورود و خروج را سیستم سازی کرده است و جریمه ی تاخیر حضور در محل کار را برای اولین بار تا سومین بار در ماه، کسر 5 درصد از حقوق و برای بار سوم به بعد 10 درصد اعلام کرده است. یکی از کارکنان این کسب و کار بدون هماهنگی قبلی، برای اولین بار با تاخیر در محل کار حاضر شده است و مدیر جریمه 5 درصدی کسر از حقوق برای او لحاظ کرده است. در صورتی که با همکار او که بارها در این ماه تاخیر داشته است برخوردی قانونی نشده است. در چنین شرایطی کارمند احساس نا عدالتی و به دنبال آن نارضایتی می کند.
به یاد داشته باشید در چنین شرایطی تنها یک بار خارج از موازین قانونی سیستم و کسب و کار رفتار کردن، مانند بخشیدن جریمه تعیین شده، کاهش جریمه و … کافی ست تا سیستم توسط کارمند مربوطه و حتی دیگر کارکنان این کسب و کار، جدی گرفته نشود. این مورد به مرور باعث ایجاد رفتار سلیقه ای و ایجاد چند دستگی بین کارکنان شما می شود. به عبارت دیگر پایبندی به اجرا و قوانین سیستم توسط کارکنان در هر کسب و کار، در نهایت به تصمیمات مدیریت آن کسب و کار برمی گردد.
6. کانال های ارتباطی شفاف ایجاد کنید
راه های ارتباطی شفاف و آسانی را ایجاد کنید تا مسیر را برای گزارش دهی کارکنان به خود هموار کنید و با ایجاد هماهنگی، همکاری موثر تیمی را ممکن کنید. به این ترتیب شما می توانید به طور منظم پیشرفت سیستم را بررسی کنید، به هر چالش یا مانعی رسیدگی کنید و در صورت نیاز، راهنمایی و پشتیبانی ارائه دهید. برای مثال می توانید افراد یا تیم هایی را که در اجرای موفقیت آمیز سیستم ها مشارکت داشتند بشناسید و به آنها پاداش دهید. فعالیت کارکنان را بررسی کنید و برای جهت دهی به فعالیت ها به طور موثر برنامه ریزی کنید.
این همچنین به کارکنان شما اطمینان می دهد سیستم سازی به معنای پایان ارتباط مستقیم آنان با شما و یا عدم شنیده شدن صدای آن ها نیست.
7. اهرم فناوری و اتوماسیون را جدی بگیرید
سیستم سازی راه را برای فناوری و اتوماسیون هموار می کند. چرا که مشخص می کند که یک گردش کار که باید به طور یکسان اما چندین بار تکرار شود می تواند خودکار شود یا خیر؟
فناوری و اتوماسیون اهرمی هایی هستند که می توانند در مسیر اجرای سیستم سازی مفید واقع شوند. اما چگونه؟
راه حل های فناوری برای سیستم سازی را شناسایی کنید. دقت کنید شناسایی و ارزیابی راه‌حل‌های فناوری باید با اهداف شما همسو باشد. برای این مورد می توانید روی نرم افزارهای مختلف تحقیق کنید و پلتفرم ها و ابزارهای مختلف موجود در بازار را مورد ارزیابی قرار دهید و چند مورد را در نظر بگیرید. عواملی مانند عملکرد، مقیاس پذیری، سهولت استفاده، قابلیت های یکپارچه سازی و سازگاری با سیستم های موجود در کسب و کار خود را در نظر بگیرید.
به این ترتیب کارکنان درک می کنند سیستم سازی و فناوری ها برای سهولت کار آنان و نظم بخشی به روند کار خواهد بود، نه کنترل آنان. همچنین به آنان فرصت بیشتری برای صرف موارد مهم می دهد.
8. نرم افزار و ابزارها را برای ساده کردن فرآیندها ادغام کنید
برای ساده‌سازی فرآیندها، روی یکپارچه‌سازی نرم‌افزار و ابزارها تمرکز کنید. گردش‌های کاری را با خودکارسازی و بهینه‌سازی اثربخش کنید و به دنبال راه‌حل‌هایی باشید که امکان تبادل و همکاری یکپارچه داده‌ها را در میان بخش‌های مختلف فراهم کند.
اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار و ابزاری که انتخاب می‌کنید دارای قابلیت یکپارچه‌سازی هستند تا امکان برقراری ارتباط و انتقال داده‌ها بین سیستم‌ها را فراهم کند. این نرم افزار باید ادغام ورود دستی داده ها را حذف کند، خطاها را کاهش دهد و کارایی را بهبود بخشد.
به عنوان مثال، پیاده سازی یک سیستم برنامه ریزی در منابع سازمانی برای یکپارچه سازی و مدیریت عملکردهای مختلف کسب و کار مانند امور مالی، موجودی، و تولید را در نظر بگیرید. یا نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) که می تواند فرآیندهای فروش و بازاریابی را ساده کند. یا نرم افزارهای مختلفی که در بخش حسابداری استفاده می شوند.
بسیار مهم است که این نرم افزارها در بخش های مختلف با هم مرتبط و یکپارچه شوند. چرا که ابزارهای مدیریت پروژه می توانند همکاری و مدیریت کار را افزایش دهند.
بنابراین بخش های مختلف کسب و کار شما با تجربه ی خوشایند این یکپارچگی و ارتباط منظم، کاهش و یا حذف کامل حجم کارها، مانند ورود و یا محاسبه ی دستی اطلاعات، متوجه بهینه بودن آن خواهند شد.
9. بررسی های دوره ای برای سیستم ها ایجاد کنید
برای اطمینان از اثربخشی تلاش‌های سیستم‌سازی خود، دوره‌های بازبینی منظمی را برای ارزیابی عملکرد سیستم‌های پیاده‌سازی شده خود تعیین کنید. تعداد دفعات این بررسی ها را بر اساس پیچیدگی سیستم های خود و سرعت تغییر در سازمان خود تعیین کنید. بررسی‌های منظم به شما امکان می‌دهد هر گونه مشکل در حال ظهور را شناسایی کنید، پیشرفت را دنبال کنید و تنظیمات لازم را انجام دهید و اجرای طبق سیستم را اجرا کنید. به هیچ وجه از بررسی دوره ای غافل نشوید در غیر اینصورت سیستم شما به مرور زمان پویایی و کارایی خود را از دست خواهد داد.
در این بررسی ها نظرات کارکنان را فراموش نکنید. پیشنهاد می کنیم یک حلقه بازخورد را طراحی کنید تا بازخورد کارکنان را دریافت و آن را تشویق کنید. درخواست ها، پیشنهادات و ایده ها برای بهینه سازی فرآیندها و افزایش عملکرد سیستم را از کارکنان خود دریافت کنید. این مهم کمک می کند فرهنگ «بهبود مستمر» را در کسب و کار خود پرورش دهید که در آن از بازخورد استقبال می شود و تغییرات بر اساس داده ها و بازخوردها ایجاد می شود. به این ترتیب کارکنان احساس مفید بودن و پویایی کرده و به سیستم احساس تعلق می کنند. کارمندان شما درک می کنند سیستم بر اساس روند کاری آنان طراحی شده است و مرور با آن عجین می شوند.
بررسی KPI ها و معیارهای عملکرد
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارهایی را که قبلاً ایجاد کرده‌اید، در این نظارت و ارزیابی منظم بگنجانید. برای ارزیابی عملکرد فرآیندهای سیستم شده خود، داده ها را به طور منظم تجزیه و تحلیل کنید و نتایج واقعی را با اهداف یا معیارهایی که از قبل تعریف کرده بودید مقایسه کنید. آیا به اهداف خود نزدیک شده اید؟
مناطقی را که عملکرد در آنها کمتر یا فراتر از انتظارات است، شناسایی کنید. این ردیابی به شما کمک می کند تا بینش هایی در مورد اثربخشی تلاش های سیستم سازی خود به دست آورید و مبنایی برای تصمیم گیری آگاهانه در مورد اهداف مالی، تجاری، سرمایه گذاری و … را فراهم می کند.
10. تنظیمات را بهبود دهید
نتایجی که در بررسی ها، KPI ها و معیارهای عملکرد به دست آوردید و تحلیل کردید را ریز کنید. اقدامات اصلاحی را در مناطقی که نتایج یا اهداف عملکرد مورد نظر را برآورده نمی کنند، انجام دهید. این ممکن است شامل پالایش گردش کار، اصلاح پیکربندی سیستم، ارائه آموزش اضافی به کارکنان، یا رفع هر گونه تنگنای شناسایی شده باشد.
این مهم است که در رویکرد خود چابک و سازگار باشید. همانطور که کسب و کار شما تکامل می یابد و چالش ها یا فرصت های جدید به وجود می آیند، برای تکرار و اصلاح استراتژی های سیستم سازی خود آماده باشید. سیستم شما با این بهبود های دوره ای، به درصد بالایی از انطباق پذیری می رسد و کسب و کار شما را منظم می کند. مشتریان شما این نظم و مسئولیت پذیری را می بینند و به مرور برند شما به صورت زبان به زبان به برندی خوشنام تبدیل می شود.
11. سیستم های موفق را تکرار کنید
شما می توانید با نظارت و بررسی منظم، بهبود بر اساس این بررسی ها و تکرار فرآیندهای سیستم شده خود، از اثربخشی مداوم و همسویی آنها با اهداف کسب و کار خود اطمینان حاصل کنید. این رویکرد تکرار سیستم های موفق و بهبود پیوسته؛ به شما این امکان را می‌دهد که با شرایط در حال تغییر سازگار شوید، از فرصت‌ها برای بهبود استفاده کنید و رشد و موفقیت مستمر را هدایت کنید.
حتی هنگام گسترش به مناطق یا بازارهای جدید، می توانید سیستم های موفقی را که در عملیات شما مؤثر بوده اند تکرار کنید. فرآیندهای اصلی، گردش کار و سیستم هایی که در موفقیت شما نقش دارند را شناسایی کنید و آنها را با نیازهای خاص مناطق یا بازارهای جدید تطبیق دهید. هر گونه تفاوت نظارتی، فرهنگی یا بازاری را که نیاز به تنظیم سیستم دارد، لحاظ کنید.
12. انعطاف پذیری را لحاظ کنید
در سیستم سازی انعطاف را در نظر بگیرید و در برنامه ریزی های خود رشد را فراموش نکنید. نیازهای آینده را پیش‌بینی کنید و سیستم‌هایی را طراحی کنید که به راحتی بتوانند با نیازهای در حال تغییر کسب‌وکار شما سازگار شوند. عواملی مانند افزایش حجم تراکنش، خطوط تولید جدید، مکان‌های اضافی، سفارش های بالاتر، انبار های بزرگ تر، استخدام های جدید، اخراج نیروهای غیر منطبق و یا انتظارات مشتری در حال تکامل را در نظر بگیرید.
سیستم‌های مبتنی بر فضای ابری را پیاده‌سازی کنید که دسترسی پذیرند و می‌توانند بر اساس تقاضا تغییر یابند. بنابراین می توانید بدون ایجاد اختلال در عملیات موجود، قابلیت های جدید اضافه کنید، قابلیت های سیستم را در صورت نیاز گسترش دهید، از اخراج کارکنان قدیمی اما غیر منطبق نترسید و با تکیه به سیستم خود و داده های بایگانی شده، استخدام های موفقی رقم بزنید. برای اطمینان از روند سیستم سازی و یا اجرای سیستم سازی در کسب و کار خود از صفر تا صد، می توانید با تیم آریامانا در ارتباط باشید. به یاد داشته باشید سیستم های موثر، پایه ای محکم برای به دست آوردن فرصت های جدید و ورود به بازارهای جدید را فراهم می کنند.
13. آماده موانع غیرمنتظره در حین اجرای سیستم سازی باشید
در طول سیستم‌سازی، ممکن است موانع غیرمنتظره‌ای به وجود بیاید که میتواند فرآیند اجرا را مختل کند. مهم است که پیش‌بینی کنیم که چالش‌ها ممکن است رخ دهند و برای مقابله مؤثر و تیمی با آنها آماده باشیم. ذهنیتی انعطاف پذیر داشته باشید و برنامه های اضطراری را برای کاهش موانع و به حداقل رساندن تأثیر موانع بر کارکنان خود ایجاد کنید.
یک رویکرد حل مسئله ایجاد کنید که همکاری و تفکر خلاق را تشویق می کند و کارکنان را در حل مشکلات مشارکت می دهد. درگیر کردن ذینفعان و کارشناسان موضوع برای طوفان فکری راه حل ها و رویکردهای جایگزین به انطباق پذیری و افزایش حس مالکیت آنان کمک می کند. در طول اجرای فرآیند سیستم سازی به طور منظم با کارکنان خود ارتباط برقرار کنید تا هر مشکلی که در حال ظهور است را شناسایی و به آن رسیدگی کنید. با پرداختن فعالانه و گروهی به موانع، می‌توانید تلاش‌های سیستم‌سازی را در مسیر خود حفظ کنید و حس همدلی را افزایش دهید.
14. از شکست ها و انطباق رویکرد خود درس بگیرید
با وجود همه ی تلاش های گروهی شما و کارکنان شما، ابتکارات سیستم‌سازی ممکن است همیشه مطابق برنامه‌ریزی موفق نباشند و ممکن است شکست‌هایی رخ دهد. ضروری است که شکست ها را فرصت هایی برای یادگیری و بهبود بدانید. دلایل شکست را به همراه تیم خود تجزیه و تحلیل کنید، علل اصلی را شناسایی کنید و اقدامات اصلاحی برای جلوگیری از مشکلات مشابه در آینده انجام دهید.
فرهنگ یادگیری از شکست ها و اشتباهات را تشویق کنید. محیطی را ایجاد کنید که در آن کارکنان احساس راحتی کنند تا تجربیات و درس های آموخته شده خود را به اشتراک بگذارند. به آنان فرصت صحبت کردن بدهید. برای بهبود رویکرد و اصلاح استراتژی های سیستم سازی خود، این درس ها را ضبط و مستند کنید.
به طور مستمر رویکرد خود را بر اساس بازخورد، نتایج و نیازهای در حال تغییر کسب و کار ارزیابی و تطبیق دهید. در صورت لزوم برای انجام تنظیمات و اصلاحات دوره آماده باشید. این طرز فکر شایسته را بپذیرید که در آن سیستم سازی را به عنوان یک سفر مداوم برای رشد و بهبود ببینید نه یک پروژه موقتی و یک بار مصرف.
15. مرحله گذار را آسان کنید
هر تغییری تا رسیدن به ثبات، دوران گذاری با خود دارد. مشارکت دادن کارکنان در مرحله گذار می تواند حس مالکیت را تقویت کند و مقاومت در برابر تغییر را کاهش دهد. چرا که آن ها خود در این تغییرات نقشی پر رنگ ایفا خواهند کرد. برای مثال می توانید با مشارکت دادن کارکنان در فرآیندهای تصمیم‌گیری و ترکیب دیدگاه‌های آنها، میزان مشارکت را افزایش دهید و انتقال روان‌تر را تسهیل کنید.
16. پشتیبانی را فراموش نکنید
علاوه بر آموزش، کسب و کارها باید از حمایت مستمر کارکنان خود در طول فرآیند اجرا و فراتر از آن اطمینان حاصل کنند. این پشتیبانی میتواند در قالب میزهای کمک، دفترچه‌های راهنمای کاربر و یا بررسی‌های منظم برای رسیدگی به هر گونه عارضه یا سؤالی که ممکن است ایجاد شود ارائه شود. سازمان ها می توانند کارکنان خود را برای پذیرش سیستم جدید و به حداکثر رساندن پتانسیل آن با ارائه آموزش های کافی و پشتیبانی مستمر توانمند کنند. کارکنان خود را تشویق کنید تا هنگام انطباق با سیستم‌های جدید، سؤال بپرسند، به دنبال توضیح و پاسخ صحیح باشند. در نظر داشته باشد هرچه آگاهی انسان از موردی بیشتر باشد، ترسش از آن کمتر است.
17. تشویق و بازخورد را فراموش نکنید
بعد از ارائه تمامی این خدمات به کارکنان خود در مسیر سیستم سازی، بپذیرید که «تغییر» نیاز به تلاشی مضاعف از سمت شما و کارکنان است. آن ها را به این تلاش مضاعف تشویق کنید و با ارائه پاداش های مشخص شده، قدردانی خود از تلاش آن ها را نشان دهید.
تشویق و بازخورد لبه های برنده یک شمشیرند. در عین حال که از کارکنان تلاش گر و منعطف و حرفه ای قدردانی می شود، کارکنانی که با مقاومت در برابر سیستم سازی به دلایلی مخرب(مانند فرار از کار مفید) مانع پیشرفت سازمان شده و فرهنگ آموزش پذیر و رو به رشد و توسعه سازمان را هدف قرار داده اند، باید با دریافت بازخوردهای منطقی، مدون و از قبل تعیین شده ، متوجه جدیت عواقب کم کاری خود باشند. این بازخوردها میتواند در قالب های بسیار متفاوتی استفاده شوند از جمله: جریمه نقدی، کاهش موقت دسترسی، تعلیق کوتاه مدت، جابجایی سمت و … .
18. از کنار گذاشتن کارکنان ناسازگار نترسید!
پس از انجام تمامی اقدامات لازم اگر هنوز هم شاهد مقاومت هایی تخریبگر و بدون علت قانع کننده هستید، باید تصمیمی قاطع در برخورد با آن بگیرید. اگر فرآیند های بیان شده را به درستی انجام داده باشید و مقاله «چالش های اجرای سیستم سازی» را خوانده باشید، اکنون به خوبی می توانید دلیل مقاومت و ناسازگاری هر یک از کارکنان خود را شناسایی کنید. در صورتی که تشخیص می دهید فردی از کارکنان شخصی غیر منعطف و ناسازگار است از کنار گذاشتن آن نترسید. در نظر داشته باشید مجموعه هایی که بیش از حد به وجود افراد وابسته هستند بسیار شکننده و در معرض خطرات بسیاری قرار دارند. شما به عنوان یک مدیر هوشمند با استفاده از دانش سیستم سازی باید مجموعه خود را بر اساس سیستم ها پایه گذاری کنید نه افراد. در واقع مجموعه شما باید قائم به سیستم باشد نه قائم به افراد. چیزی که در همه بیزینس های بزرگ و موفق دنیا وجود دارد.
شما قطعا در این مرحله به درک نسبتا کاملی از سیستم سازی رسیده اید. بنابراین می دانید سیستم سازی یک صافی ست که کارمند خوب و متعهد را از کارمند بی مسئولیت و متظاهر جدا می کند. بسیار قابل پیش بینی ست شرایطی که در آن کارمندانی که قبل از سیستم سازی، به ظاهر جزو بهترین کارمندان شما بوده اند، بعد از آن تبدیل به ضعیف ترین ها شود. در واقع سیستم ثابت می کند قبل از آن هم جزو بهترین ها نبوده است. یا کارمندی که از ناکارآمدترین کارکنان بوده و بعد از سیستم سازی جزو بهترین ها شود. در واقع قبل از سیستم سازی روند کاری نامناسب مانع از دیده شدن توانمندیهای این کارمند بوده است.
نتیجه گیری:
پذیرش تغییرات بدون آگاهی از جزئیات، دلایل و روند آن به طور معمول مقاومت ایجاد می کند. شما به عنوان مدیر یک کسب و کار با ایجاد آگاهی به کارکنان خود و دیدی شفاف از سیستم سازی، می توانید این مقاومت طبیعی را به همکاری و مشارکتی عمیق تبدیل کنید.
آگاهانه بپذیرید که تغییر میتواند چالش‌برانگیز باشد و منابعی مانند آموزش‌های اضافی یا برنامه‌های راهنمایی را برای کمک به کارمندان در مسیر انتقال فراهم کنید. با پرورش فرهنگ حمایت و ارائه ابزارهای لازم برای موفقیت، می توانید اجرای موفقیت آمیز آن را تضمین کنید و یک محیط حمایتی و بستری امن را در طول فرآیند اجرای سیستم سازی ایجاد کنید.
شما با پیروی از این استراتژی‌ها، به انتقال نرم‌تر کمک می کنید و مزایای سیستم جدید را به حداکثر می رسانید. در ادامه، به سیستم اجرا شده اعتماد کنید و در برخورد با کارکنانی که به دلایلی مانند: فرار از پذیرش مسئولیت، عدم انجام درست امور و … از سیستم سازی فراری هستند؛ قاطعانه برخورد کنید.
ما دوست داریم چالش های شما را بهتر بشناسیم!
چالش در کسب و کار؟ ما آنها را نه به عنوان موانع، بلکه به عنوان فرصت هایی برای تحول می بینیم. مسیر منحصر به فردی که روبروی شماست، با مشاوره رایگان با تیم توسعه آریامانا شروع می شود.
دیدگاهتان را بنویسید