اصول مدیریت | آنچه یک مدیر باید بداند
فهرست مطالب
اصول مدیریت، ستون فقرات هر سازمان موفقی است و عملکرد کارآمد آن را تا رسیدن به اهداف تضمین می کند. اصول مدیریت چیزی بیش از یک نظارت ساده بر کارمندان است و مستلزم درک عمیقی از اصول کلیدی و رفتار مدیریتی ست. این اصول، یک نقشه راه روشن برای سازماندهی و کنترل منابع سازمان به طور موثر است.
مدیر کیست؟
مدیران، مسئولیت هدایت کل سازمان یا بخشی از آن را بر عهده دارند. آنها دارای موقعیت های رهبری و اقتدار هستند و وظیفه دارند اهداف فردی و سازمانی را هماهنگ کنند. از استراتژی‌بندی اهداف تجاری گرفته تا مدیریت عملیات روزانه، مفهوم مدیریت برای موفقیت سازمان، پیچیده و ضروری است. یک مدیر موثر، برای مدیریت اصولی سازمان باید با مفهوم اصول مدیریت به خوبی آشنا باشد.
در صورتی که تعریف دقیقی از یک مدیر موثر در ذهن ندارید، پیشنهاد می کنم ابتدا مقاله ی «مدیریت موثر یا منتظر» را مطالعه بفرمایید.
مقدمه ای بر مفهوم مدیریت
مدیریت یک مفهوم چند وجهی از برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل تمام بخش های سازمان اعم از منابع انسانی، بخش مالی، بخش اداری، فروش و … در جهت دستیابی به اهداف سازمان است.
یک مدیر موفق باید در شفاف سازی اهداف، ابداع و اجرای استراتژی ها، سازمان دهی، وظایف رده های شغلی سازمان، تفویض اختیار، برقراری ارتباط با کارمندان، ایجاد انگیزه، کنترل عملیات، اجرای تغییرات، تقسیم کار، حفظ منافع سازمان، پرداخت حقوق و… مسئولیت خود را به بهترین نحو انجام دهد. یک مدیر بصورت روزانه با این موارد در ارتباط بوده و میزان مهارت او در هر مورد نقش تعیین کننده ای در سرنوشت کسب و کار او ایفا می کند.
مدیریت فراتر از «فقط انجام دادن کارها» ست. یک مدیر موثر در جهت بهترین استفاده از منابع سازمان، به حداقل رساندن ضرر و ضایعات و تلاش مستمر برای بهبود سازمان می کوشد. هسته ی اصلی یک مدیر خوب، ایجاد هماهنگی بین تمام بخش های سازمان در جهت رسیدن به اهداف سازمان به طور مستمر و موثر است.
14 اصل مهم در مدیریت کسب و کار
اصول مدیریت دستورالعملی برای بهبود رفتار، افزایش بهره وری و کارایی سازمان است. این اصول طبق اصول 14 گانه مدیریت هنری فایول جامع ترین اصول مدیریت است.
1) تقسیم کار
تقسیم کار را می توان پایه ای ترین اصول مدیریت دانست. با تقسیم وظایف به بخش های کوچیک تر و واگذاری هر بخش به یک تیم یا فرد متخصص، فرایند اجرا آغاز می شود. این تقسیم کار باید بر اساس شایستگی، صلاحیت، تخصص، تجربه و مهارت افراد اجرا و تخصیص شود.
یک تقسیم کار اصولی با تکیه بر شایسته سالاری، کارآمدترین راه استفاده اصولی از تلاش کارمندان است. این اقدام باعث می شود کارمندان با تلاش بهینه، به نتیجه ی بهتر و با کیفیت تری دست یابند.
در نظر داشته باشید این تقسیم کار، به مرور هر کارمند را در زمینه ی تعیین شده خود، متخصص می کند. زمان لازم برای اجرای وظایف را کاهش و کیفیت اجرای آن افزایش می دهد.
علاوه بر این، این تقسیم‌بندی به درک روشنی از نقش‌ها و مسئولیت‌های درون سازمان، تقویت مسئولیت‌پذیری و کاهش تعارضات و سوء تفاهم‌های احتمالی می انجامد. در نهایت، تقسیم کار منجر به افزایش بهره وری و کارایی شده و عملکرد سازمانی را بهینه می کند.
2) اختیار و مسئولیت
اصل اختیار و مسئولیت به ارتباط بین قدرتی که به افراد داده می شود و وظایفی که از آنها انتظار می رود انجام دهند اشاره دارد. در هر سازمانی اختیار، حق فرمان دادن، تصمیم گیری و اجرا است. از سوی دیگر مسئولیت، مستلزم پاسخگویی در قبال وظایف محوله است. پس اختیار و مسئولیت دو روی یک سکه هستند.
اختیار بدون مسئولیت منجر به رفتار غیرمسئولانه می شود، در حالی که مسئولیت بدون اختیار باعث ناکارآمدی فرد می شود.
به عنوان مثال، اگر به یک سرکارگر مسئولیت تولید 50 دستگاه در روز داده شود، باید اختیارات لازم برای رسیدن به این هدف نیز به او داده شود. اگر به او اختیاری داده نشود که مواد اولیه را از فروشگاه های دیگری تهیه کند، نمی توان او را در مواردی که کار به دلیل نبود مواد اولیه متوقف می شود، مقصر دانست.
ایجاد توازن بین اختیار و مسئولیت در مدیریت بسیار مهم است، زیرا باعث ارتقای کارایی، جلوگیری از ارتباط نادرست و القای حس اعتماد و اطمینان در نیروی کار می شود.
3) نظم و انضباط
نظم و انضباط، در چارچوب اصول مدیریت، در مورد پرورش فرهنگِ پایبندی به مجموعه قوانین، مقررات و هنجارهای مورد توافق در یک سازمان است و برای تمام سطوح مدیریت یک امر ضروری ست. این امر مستلزم نظارت خوب در تمام سطوح مدیریتی است. همچنین این اصل برای حفظ نظم و احترام در بین کارکنان بسیار ضروری است. علاوه بر این، رعایت نظم و انضباط نشان دهنده تعهد به اهداف و ارزش های سازمان است. این بدان معناست که کارکنان به توافقات احترام می گذارند، ضرب الاجل ها را رعایت می کنند و برای انجام مسئولیت های خود به طور موثر کار می کنند.
مهم تر از آن، نیروی کار منضبط اغلب مولدتر، هماهنگ‌تر و همکارتر است. بنابراین، انضباط یک اصل اساسی است که زیربنای عملکرد روان و موفقیت نهایی یک سازمان است.
4) وحدت مدیریت
اصل وحدت مدیریت، به این مفهوم اشاره دارد که یک کارمند باید فقط از یک مافوق دستورالعمل دریافت کند و فقط در برابر یک مافوق پاسخگو باشد. هیچ شخصی نمی تواند به طور همزمان به چندین مدیر خدمت کند. اگر کارمندی همزمان از دو مافوق دستور بگیرد، در این صورت اصل وحدت مدیریت نقض می شود و تصمیم گیری برای او بسیار دشوار خواهد بود که ابتدا از چه کسی اطاعت کند؟
این اصل مدیریت برای جلوگیری از سردرگمی کارکنان، مدیریت تعارضات بین آن ها و از بین بردن عدم تصمیم گیری در سازمان بسیار مهم است. داشتن یک مافوق مستقیم، پتانسیل دستورات متناقض و انتظارات متفاوت را از بین می برد و منجر به افزایش کارایی و شفافیت مسئولیت ها می شود.
علاوه بر این، یک خط شفاف ارتباط، اختیار و مسئولیت پذیری را تضمین می کند. وحدت فرماندهی سلسله مراتب سازمانی را ساده می کند، تصمیم گیری سریع تر را امکان پذیر می کند و در نهایت به ایجاد یک محیط کاری منسجم و هماهنگ کمک می کند.
5) وحدت جهت
وحدت جهت، یک اصل کلیدی مدیریت است. این اصل در سازمان های متوسط و بزرگی که از بخش های مختلف تشکیل شده و دارای مدیران ارشد، میانه و داخلی زیادی هستند، بسیار حائز اهمیت است. مفهوم «وحدت جهت» ایجاد یک هدف مشترک برای فعالیت همه ی بخش های یک سازمان است.
به عبارت دیگر این اصل به هماهنگ سازی همه ی تیم های یک سازمان، تحت یک استراتژی هماهنگ، برای دست یابی به یک هدف یکسان و مشترک است. به محض اجرای این اصل خواهید دید که دستاورد این وحدت در زمینه ی فعالیت های بخش های مختلف سازمان، همسویی و هماهنگی درونی سازمان شماست. این اصل، وحدت عمل را تضمین می کند و از تکرار بی مورد و تداخل کاری جلوگیری می کند.
به عنوان مثال، اگر یک سازمان دارای چهار بخش برای فعالیت های مختلف باشد، هر بخش باید توسط یک مافوق هدایت شود و کارکنان آن باید تمام تلاش خود را برای رسیدن به برنامه سازمان به کار گیرند. مسئولیت، برنامه ها و منابع اجرایی هر بخش باید به گونه ای طراحی شود که در راستای رسیدن به اهداف اصلی سازمان باشد، تا تلاش های مضاعف بی مورد و اتلاف منابع صورت نگیرد. با رعایت این اصل شاهد هماهنگی موثر در همه ی فعالیت های سازمان خواهید بود.
6) حق الزحمه کارکنان
این اصل فراتر از پرداخت حقوق و دستمزد است و به مشخص کردن مزایا، مشوق ها و… اشاره دارد. کارکنان در یک سازمان باید برای خدمات خود حقوق عادلانه، کافی و معقولی دریافت کنند. پرداخت ها هم برای سازمان و هم برای کارکنان باید منصفانه و رضایت بخش باشد.
دستمزد منصفانه نقشی اساسی در ایجاد انگیزه کارکنان، تقویت رضایت شغلی و افزایش بهره وری ایفا می کند و باید بر اساس قوانین دولتی مربوط به دستمزد، وضعیت مالی سازمان، ماهیت کار و هزینه زندگی تعیین شود.
بسیار مهم است که پاداش، کارانه و حقوق کارکنان، هوشمندانه طراحی و در نظر گرفته شود؛ به طوری که هم در جذب و حفظ استعدادها رقابتی باشد و هم برای حفظ حس انصاف و جلوگیری از نارضایتی در بین کارکنان، عادلانه باشد.
به عنوان مثال، اگر سازمانی سود بیشتری به دست آورد، باید بخشی از سود خود را به صورت پاداش با کارکنان به اشتراک بگذارد. این همان بخش از اصول مدیریت است که ملزم به توجه بیشتر است. بنابراین شما برای رعایت این اصل از مدیریت یک سازمان، باید یک استراتژی حقوق و پاداش حرفه ای و همه جانبه ابداع کنید.
7) زنجیره اسکالر
این اصل مدیریت به نوع خطوط ارتباطی در سراسر یک سازمان اشاره دارد. در هر سازمانی باید یک راه ارتباطی واضح و مشخص برای ارتباط از بالاترین رتبه تا پایین ترین رتبه وجود داشته باشد. اجرای این اصل مدیریت، سوءتفاهم و سردرگمی را کاهش و کارایی را افزایش می دهد.
وجود این راه ارتباطی مشخص، بیانگر اقتدار یک ساختار سازمانی ست، اما همواره در نظر بگیرید هرگاه زمانی که ارتباط مستقیم و فوری می تواند مهم باشد و تصمیم گیری و پاسخ را تسهیل کند، باید انعطاف پذیری لازم را داشته باشید. ایجاد چهارچوبی شفاف، دقیق و به موقع یک اصل مهم برای ارتباطات مدیریت موثر است.
8) سیستم سازی
ایجاد یک سیستم برای فرایند در سازمان از مهم ترین قسمت های مدیریت است. این امر مستلزم تخصیص بهینه منابع مادی، حصول اطمینان از اینکه هر چیزی جایگاه تعیین شده خود را دارد، حصول اطمینان از اینکه فرد مناسب به شغل مناسب اختصاص داده شده است و .. خواهد بود.
با سیستم سازی سازمان خود، از تاخیر و همپوشانی های غیر ضروری جلوگیری می کنید. فرایند کار را ساده می کنید، همکاری بین کارکنان را افزایش می دهید و در نهایت باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شوید.
در علم مدیریت به این بخش سیستم سازی گفته می شود و یک محیط کاری هماهنگ و کارآمد را به شما هدیه می دهد.
9) حقوق صاحبان سهام
بر اساس این اصل، هیچ گونه تبعیضی بین کارکنان بر اساس مذهب، طبقه، زبان یا ملیت نباید وجود داشته باشد. برابری، روابط هماهنگ بین مافوق و زیردستان را تضمین می کند. منجر به کار روان و موفق شرکت می شود. رضایت و انگیزه کارکنان را بهبود می بخشد و باعث ایجاد ارتباط بین مدیر و کارکنان می شود.
به عنوان مثال، کارگرانی که مشاغل مشابهی را در یک سازمان انجام می دهند، صرف نظر از جنسیت، طبقه، مذهب و زبانشان باید دستمزد یکسانی دریافت کنند.
این اصل بر اهمیت رفتار منصفانه و برابر با همه کارکنان در یک سازمان تأکید دارد. به یاد داشته باشید انصاف فقط به معنای عدم تبعیض نیست، بلکه مستلزم انصاف و عدالت در توزیع پاداش ها، فرصت ها، ترفیع ها و رفتار است.
کارکنانی که عدالت را در سازمان خود می بینند، به احتمال زیاد متعهد، راضی و سازنده خواهند بود. در مقابل آن کارکنانی که نابرابری را در محیط کار خود درک کرده اند، روحیه ی خود را از دست داده و نارضایتی واضحی از سازمان خود دارند.
کارکنانی که عدالت را در سازمان خود می بینند، به احتمال زیاد متعهد، راضی و سازنده خواهند بود. در مقابل آن کارکنانی که نابرابری را در محیط کار خود درک کرده اند، روحیه ی خود را از دست داده و نارضایتی واضحی از سازمان خود دارند.
در نظر داشته باشید تقویت عدالت یک مسئولیت حیاتی مدیریت است و به طور قابل توجهی به موفقیت سازمانی و سلامت روان و رفاه کارکنان کمک می کند.
10) ثبات افراد
این اصل بر اهمیت تداوم و ثبات افراد تاکید می کند. بر اساس این اصل باید تلاش مناسبی برای دستیابی به ثبات و تداوم فعالیت کارکنان هر بخش صورت گیرد. کارکنان باید برای مدت معقولی در موقعیت خود نگه داشته شوند تا مهارت خود را نشان دهند. ثبات باعث ایجاد احساس تعلق می شود و کارکنان تشویق می شوند تا کیفیت کار خود را بهبود بخشند. این امر باعث افزایش کارایی کارکنان و همچنین افزایش اعتبار سازمان می شود.
جابجایی مکرر و غیرضروری کارمندان می تواند عملیات را مختل کند، روحیه را کاهش و هزینه های مربوط به استخدام و آموزش را افزایش دهد. این اقدام سازمان را به یک فضای غیر قابل رشد تبدیل می کند. بنابراین باید به کارکنان جدید زمان کافی داده شود تا با فرهنگ و محیط جدید محل کار سازگار شوند.
در نتیجه این اصل، پرسنل مجرب را تشویق می‌کند و برای آنها یک محیط کاری پایدار و فرصت‌هایی برای رشد فراهم می‌کند. ثبات پرسنل، وفاداری کارکنان و رضایت شغلی را افزایش می‌دهد. ثبات افراد در یک کسب و کار، دانش سازمانی را حفظ می‌کند و گردش کار بدون وقفه را تضمین می‌کند. با این حال، این به معنای اجتناب از تغییرات ضروری نیست. گاهی مدیر نیاز می بیند که یک کارمند با سابقه را به دلیل عدم همسویی و همراهی با اهداف سازمانی از مجموعه حذف کند. که البته این مدل حذف کردن ها هم در نهایت موجبات ایجاد ثبات در سازمان را فراهم می کند. بنابراین، ثبات پرسنل جزء لاینفک مدیریت اثربخش است.
11) ابتکار عمل
این اصل یک استراتژی مدیریتی مهم است. بر اساس این اصل، کارکنان در تمام سطوح باید تشویق شوند و به آنها فرصت داده شود تا در ساخت و اجرای طرح ابتکار عمل از خود نشان بدهند. این اصل به ضرورت حمایت کارکنان برای انجام فعالیت های مستقل و اتخاذ تصمیم گیری هایی در محدوده ی اختیاراتشان تاکید دارد. به این صورت شما کارکنانی را پرورش و آموزش می دهید که احساس قدرت می کنند، با خلاقیت پیشنهادات مثبت و مفیدی در جهت رشد سازمان ارائه می دهند و عملکردشان وابسته به حضور مدیریت در سازمان نخواهد بود.
ابتکار یک محرک قدرتمند و منبع قدرت برای سازمان است. این امر باعث افزایش رشد ذهنی و احساس تعلق، افزایش رضایت شغلی، بهبود حل مسئله، نوآوری و در نهایت عملکرد بالا و بهتر در کارکنان می شود و تعهد آن ها را نسبت به سازمان افزایش می دهد. فقدان ابتکارات ممکن است فضای عدم همکاری را ایجاد کند. اما در نظر داشته باشید که این امر نیاز به ایجاد یک تعادل ظریف دارد. دقت کنید کنترل و جهت گیری کلی سازمان در این فرایند خدشه دار نشود.
به عنوان مثال، سازمان ها باید یک سیستم پیشنهادات کارکنان داشته باشند تا با پیگیری، پردازش و اجرای ایده های ارزشمند کارکنان، احساس تعلق بیشتری به آنها بدهند.
12) روحیه تیمی
بر اساس این اصل، مدیریت باید گام های معقولی برای ایجاد حس تعلق و احساس روحیه تیمی در بین کارکنان بردارد. برای دستیابی به بهترین نتیجه ممکن، باید تلاش های فردی و گروهی هماهنگ شود. برای این منظور، یک مدیر باید در گفتگوهای خود به جای «من» با استفاده از «ما»، روحیه تیمی را در بین کارکنان ایجاد کند. این باعث ایجاد فضای اعتماد متقابل می شود، به دستیابی به اهداف گروهی کمک می کند و منجر به روابط صمیمانه بین مدیریت و کارکنان می شود.
رعایت این اصل مدیریتی باعث پرورش حس تعلق، ارتقای کیفیت همکاری، افزایش انگیزه و تقویت روحیه ی تیمی در سازمان می شود. برای مثال تولید، یک کار گروهی است و نیاز به حمایت کامل همه اعضا دارد.
13) تمرکز و تمرکززدایی
تمرکز، به قدرت در سطوح بالا اشاره دارد و حاکی از تصمیمات و اختیارات مدیران ارشد است. در حالی که تمرکززدایی به معنای توزیع قدرت تصمیم گیری و اختیارات در تمام سطوح مدیریت و سراسر سازمان است و کارکنان را در رده های پایین توانمند می کند. به عبارت دیگر این اصل به توزیع مناسب اختیارات و مسئولیت ها در یک سازمان اشاره دارد.
تمرکز یکنواختی و سازگاری را تضمین می کند، اما ممکن است پاسخگویی و انعطاف پذیری را محدود کند. از سوی دیگر، تمرکززدایی، ابتکار عمل، انعطاف‌پذیری و تصمیم‌گیری سریع‌تر را تقویت می‌کند، اما ممکن است ناهماهنگی‌ها را در پی داشته باشد. بنابراین، باید تعادل مناسبی بین تمرکز و تمرکززدایی وجود داشته باشد.
میزان تمرکز و تمرکززدایی به عوامل مختلفی از جمله تجربه کارکنان، توانایی زیردستان، اندازه سازمان و غیره بستگی دارد. تمرکز بیش از حد منجر به از دست دادن کنترل مدیریت عالی مدیران می شود. بنابراین باید تعادل بهینه با توجه به نیاز سازمان حفظ شود. به عنوان مثال، اختیار اتخاذ تصمیمات حیاتی باید به مدیریت ارشد داده شود، در حالی که اختیارات مربوط به فعالیت های عملیاتی باید به سطوح متوسط و پایین داده شود.
14) تبعیت منافع فردی بر منافع عمومی
اصل تبعیت منافع فردی بر منافع عمومی، معتقد است که منافع یک سازمان باید بر منافع هر فرد در آن ارجحیت داشته باشد. اکنون، این اصل تأکید می کند که اهداف و جاه طلبی های شخصی هرگز نباید بر اهداف کلان سازمان غلبه کند.
در تیمی که به طور موثر مدیریت می شود، اعضا با هم در جهت یک هدف مشترک کار می کنند و نیازهای تیم و سازمان را بالاتر از نیازهای خود قرار می دهند. این اصل وحدت، همکاری و تمرکز مشترک بر موفقیت سازمانی را تقویت می کند. از این رو، این تبعیت کلید روابط هماهنگ و دستیابی کارآمد به اهداف سازمانی است.
بر اساس این اصل، منافع سازمان به عنوان یک کل باید بر منافع فرد غالب باشد. همواره منافع سازمان باید بالاتر از منافع کارکنان قرار گیرد. یک مدیر موثر با مدیریت اصولی، زمینه ای را فراهم می آورد که اهداف و جاه طلبی کارکنان، بر اهداف سازمان غلبه نکند و اعضای سازمان در جهت اهداف مشترک فعالیت کنند. اگر در مواردی این امر غیرممکن است، پس منفعت عمومی باید جایگزین منافع فردی شود. یک مدیر باید منافع خود را قربانی کند.
اصول مدیریت در بیزینس کوچینگ
همانطور که در ابتدای مقاله گفتیم؛ نحوه پیاده سازی اصول مدیریت، جزو مهمترین گام ها در یک پروژه کوچینگ نتیجه بخش است. هر بخش از شاخه های اصول مدیریت یک راه بی انتها و پر از ماجرا برای مدیر کسب و کار است. به عنوان مثال، هنگام تصمیم گیری در مورد ارتقای یک کارمند، مدیر ممکن است با توجه به سن یا ظاهر آنها تصمیم بگیرد. در حالی که مدیران دیگر ممکن است آنها را بر اساس رفتار، تیپ شخصیتی، سوابق و عملکردشان بررسی کنند. پیچیدگی آنجاست که ممکن است هر دو مسیر منجر به موفقیت یا شکست در انتخاب درست شوند. اما در علم مدیریت توصیه می شود که مدیران تا جای ممکن از احساسات دوری کنند و به اسناد و مدارک و دانش تشخیص تکیه کنند.
اصول مدیریت در عرف جامعه اگر چه بیشتر مبتنی بر تجربه است، اما این اصول تجربی ممکن است به اندازه اصول علمی محکم نباشند. اینجاست که مدیران و صاحبان کسب و کار در هر صنفی برای رشد و توسعه شخصی و کسب و کار خود تلاش می کنند و با شرکت در دوره های آموزشی مناسب، موجبات این تغییر مثبت را فراهم می کنند.
جمع بندی
اکنون متوجه شده اید که اصول مدیریت دستورالعمل های اساسی هستند که رفتار و کارایی سازمانی را شکل می دهند. آنها جنبه های مهمی مانند تقسیم کار، اختیار، نظم، وحدت فرماندهی و هدایت، پاداش و انصاف و سایر موارد را در بر می گیرند. درک و بکارگیری موثر این اصول می تواند به طور قابل توجهی به موفقیت سازمانی و رضایت کارکنان کمک کند.
دیدگاهتان را بنویسید