هوشمندانه مصاحبه کنید، بهترین را استخدام کنید | آموزش استخدام حرفه ای
فهرست مطالب
استخدام بخش بزرگی از هر کسب و کاری ست. اگر مقاله ی « جامع ترین لیست وظایف منابع انسانی » را مطالعه کرده باشید، اکنون اهمیت آن را برای یک مدیر موثر یا یک متخصص منابع انسانی به خوبی می دانید. فرایندی که در کسب و کارهای بزرگ به صورت متداول تکرار می شود. در کسب و کارهای کوچک حتی اگر سالی یک بار هم استخدام صورت بگیرد، باز هم این تغییر به ظاهر ساده، میتواند در آینده آن کسب و کار بسیار تاثیر گذار باشد. بنابراین ضروری ست از تاثیر استخدام بر عملکرد مجموعه ی خود کاملا آگاه باشید و از بهترین و کاربردی ترین متدها برای استخدام سازمان خود استفاده کنید.
چگونه در فرایند استخدام بهترین ها را از دست بدهیم!
در نظر داشته باشید که مصاحبه از دید مصاحبه کننده تنها یک جلسه کاری برای ارزیابی توانایی مصاحبه کننده است؛ اما اگر شرایط درست را جهت مصاحبه فراهم نکنید، شاید متقاضی احساس کند «مصاحبه استخدام» به روش های سنتی، جلسه ای شبیه به یک بازجویی خشک است. جلسه ای که حاصلش لحظات پراسترس، احساس نا امنی و زیرذره بین بودن و … خواهد بود.
به چالش کشیدن متقاضی در استخدام
دیدگاهی نانوشته بین صاحبان کسب و کار و مدیران سنتی وجود دارد که علت این نوع برگذاری جلسات مصاحبه را به چالش کشیدن متقاضی اعلام می کنند. آن ها می خواهند با تحت فشار قرار دادن متقاضی در شرایط استرس زا، کنترل مدیریت او در شرایط بحرانی را بسنجند و فردی با بالاترین عملکرد را استخدام نمایند.
اما چرا؟ شرایط بحرانی در کسب و کار شما دقیقا چیست و آیا ردیف شغلی که در حال استخدام نیرو برای آن هستید، مسئول کنترل این بحران است؟ شرایط بحرانی در مجموعه ی شما چندبار در سال اتفاق می افتد و کدام سمت مسئول رسیدگی به آن است؟ و آیا به راستی شما نیاز دارید که تمام پرسنل شما با نشان دادن عملکرد بالا در رفع این بحران مهارت داشته باشند؟ آیا تمام پرسنل شما موظف هستند در شرایط بحرانی کسب و کار شمارا نجات دهند؟
بله! اگر شما در حال استخدام یک نگهبان، یک محافظ و … برای مجموعه خود هستید، بررسی کنترل مدیریت بحران در سطح آمادگی جسمانی متقاضی بسیار ضروری ست. اگر در حال استخدام یک حسابدار برای مجموعه خود هستید، بررسی کنترل مدیریت بحران در بخش مالی بسیار ضروری ست. در غیر اینصورت بگذارید حقیقتی بزرگ را برای شما آشکار کنم. شما با برگزاری همچین جلساتی بهترین افراد را استخدام نمی کنید، بهترین ها را از دست می دهید!
11 گام در استخدام حرفه ای
استخدام حرفه ای یک مهارت است و موارد بسیاری در فرایند استخدام باید به طور تخصصی مورد ارزیابی و بررسی قرار گیرد.
بررسی و اجرای همه ی موارد در هر کسب و کار ملزم به مهارت بالا و آموزش تخصصی ست. در این قسمت به چند مورد از مهم ترین نکات در فرایند استخدام اشاره می کنیم:
1. ردیف شغلی مورد نظر را مشخص کنید
شاید به نظرتان بسیار واضح باشد که اولین قدم برای هر استخدامی، مشخص کردن جایگاه شغلی مورد نیاز است. موردی که در حین ساده بودن می تواند چالش برانگیز باشد.
فرض کنید در حال استخدام نیرو برای بخش انبار سازمان خود هستید، در حالی که نمی دانید به یک انباردار نیاز دارید یا یک کمک انبار دار؟ به یک مسئول انبار نیاز دارید یا به یک کارگر برای انبار؟
مهم است بدانید وظایف هر کدام از ردیف های شغلی هر بخش از سازمان شما چیست، تا بتوانید تشخیص دهید نیاز سازمان شما با استخدام نیرو در کدام ردیف شغلی تامین می شود. تشخیص درست در این مرحله می تواند استخدام یک متخصص مرتبط را برای شما تضمین کند.
2. چشم انداز روشنی از شرح وظایف ردیف شغلی ایجاد کنید
اکنون که ردیف شغلی مورد نیاز سازمان خود را تشخیص دادید، ایجاد شرح وظایف آن جایگاه شغلی اهمیت پیدا می کند. شما باید بدانید وظایف این ردیف شغلی چیست و دقیقا به چه مهارت هایی و در چه سطحی نیاز دارید، تا بتوانید به عنوان یک مصاحبه کننده، متقاضی ها را در آن بخش ها مورد بررسی و سنجش قرار دهید.
ایجاد شرح وظایف برای جایگاه شغلی مورد نظر، به شما برای داشتن توقع منطقی و کاربردی از متقاضی کمک قابل توجهی خواهد کرد.
3. جلسات مصاحبه را شخصی سازی کنید
اگر پزشکی یک نسخه را برای همه تجویز کند، بیماران خود را خواهد کشت! اهمیت شخصی سازی فرایند استخدام با توجه به ردیف شغلی را دست کم نگیرید. برای مثال اگر در حال استخدام یک تکنسین فنی هستید، سطح تخصص فنی متقاضی آیتمی بسیار پر رنگ است. در حالی که این مورد در چک لیست استخدام یک کارمند اداری بسیار کم رنگ تر است.
اگر در حال استخدام یک فروشنده هستید، روابط عمومی و مهارت تکنیک های فروش او اهمیت ویژه ای نسبت به قدرت دفاع و آمادگی جسمانی او دارند. پر واضح است که در لیست آیتم های مورد توجه برای انتخاب یک فروشنده حرفه ای؛ شناخت نیاز مشتری، مهارت ها و تکنیک های فروش، نحوه ی درست پاسخگویی به اعتراضات مشتری و … از اهمیت بالاتری برخوردارند.
تعداد سوالات، محتوای سوالات، فضای مصاحبه، نوع برخورد با متقاضی، تعداد مصاحبه کننده ها، مدت مصاحبه و … را با توجه به جایگاه شغلی به نحوی شخصی سازی کنید که بتوانید بهترین متقاضی را کشف کنید.
4. سوالات هدفمند بپرسید
شما باید از هر کدام از سوالاتی که در یک جلسه مصاحبه می پرسید، به یک نتیجه مهم برسید! این سوالات باید هوشمندانه و با تکنیک چیده و پرسیده شوند. از پرسیدن سوالات زیاد، بی هدف، شبیه به هم و پیچیده خودداری کرده و سوالات را با توجه به جایگاه شغلی مورد بحث، طبقه بندی کنید.
شما سوال می پرسید تا توانایی متقاضی را کشف، صحت رزومه ی او را اثبات و شایستگی او را بررسی کنید.
5. با تکنیک سوال بپرسید
پرسیدن سوالات ممتد و پی در پی اگرچه فضای مصاحبه را کمی چالش برانگیز می کند، اما می تواند ارزیابی دقیقی برای موقعیت های شغلی پر تنش مثل بخش مالی، حقوقی و… به ارمغان آورد. در این حالت شما با پرسیدن یک سوال از متقاضی، از دل جواب، سوال دیگری بیرون می کشید و پس از شنیدن جواب، سوال دیگری را از جواب قبلی او می پرسید.
آرامش، دقت و صحت پاسخ های متقاضی به سوالات، می تواند نشان دهد او در شرایط اضطراب آور و پرتنش توانایی کنترل و مدیریت را دارد. پاسخ های کوتاه، غلط و سرسری نشان دهنده عکس این موضوع است.
به خاطر داشته باشید شما به عنوان مصاحبه کننده تصمیم می گیرید چه زمانی سوال بعد را بپرسید. تا زمانی که به جواب مد نظر خود از سوال قبلی نرسیدید، سوال بعدی را مطرح نکنید.
6. به متقاضی فضای کافی بدهید
جلسه مصاحبه باید به نحوی برگزار شود که متقاضی توانایی، فرصت و فضای ابراز خود را داشته باشد. به یاد داشته باشید مصاحبه فرصتی ست که شما به عنوان کارفرما به متقاضی می دهید تا ضمن معرفی خودش، به شما ثابت کند بهترین فرد برای این جایگاه شغلی ست. با رعایت این 5 مورد می توانید عملکرد بهتری در این زمینه داشته باشید:
1. شما میزبان هستید نه افسر بازپرس!
خود را یک میزبان ببینید، خوش آمدگویی گرمی بکنید و دوستانه رفتار کنید. اگر جلسه را با این دید سازنده پیش ببرید، بی اعتمادی و اضطراب احتمالی متقاضی را کاهش می دهید.
2. خودتان را معرفی کنید.
شما با معرفی خودتان در ابتدای جلسه مصاحبه استخدام، یک مکالمه ی دوستانه را گارانتی می کنید. به متقاضی درباره ی جایگاه شغلی مورد بحث و زمان حدودی مصاحبه توضیح دهید و جایگاه خودتان در سازمان را برای او شفاف کنید.
متقاضی حق دارد بداند با چه کسی صحبت می کند؟ اگر قرار است آزمون مهارتی، شخصیتی، علمی و… برگزار شود یا فرد دیگری نیز وارد محل برگزاری جلسه شود، همین ابتدا به اون اطلاع دهید و از آمادگی او مطمئن شوید.
برای مثال: « من مهدی معمارنژاد مدیر منابع انسانی شرکت بیزینس کوچینگ آریامانا و یکی از 3 داور استخدام شما هستم. ما امروز توی یک جلسه یک ساعته، با شما برای شروع همکاری در سمت مدیر فروش آشنا می شیم. دانش تخصصی شما توسط خانم رضایی مدیر داخلی مجموعه و آزمون علمی فروشندگی در سالن اجتماعات با حضور آقای اسراریان از شما گرفته میشه. در طول مصاحبه هر سوالی دارید می تونید یادداشت کنید و در انتهای جلسه بپرسید »
3. مصاحبه استخدام را به یک صحبت یک طرفه تبدیل نکنید!
هدف شما از پرسیدن سوالات به دست آوردن اطلاعات درباره ی متقاضی ست. پس به او اجازه دهید اطلاعات خودش را در اختیار شما بگذارد. با پرسیدن سوالات بی وقفه و عدم دادن فرصت کافی به متقاضی برای ابراز خودش؛ فرصت ایجاد یک تعامل دوطرفه را از بین می برید و ممکن است فرصت استخدام یک فرد مناسب را از خودتان بگیرید.
4. محل برگزاری جلسه مصاحبه را هوشمندانه انتخاب کنید
فضای مورد نظر را طوری انتخاب کنید که متقاضی احساس راحتی و اطمینان کند. افراد در این حالت اعتماد به نفس صحبت کردن پیدا می کنند و شما می توانید آزادانه توانایی سخنوری، شخصیت و ادبیات کلام او را ارزیابی کنید.
5. نام متقاضی را به کار ببرید
در مکالمه ی خود فامیل متقاضی را به کار ببرید و او را مخاطب قرار دهید. با این کار توجه او را متمرکز کرده و فضای دوستانه مصاحبه را حفظ می کنید. به یاد داشته باشید قبل از این کار حتما از تلفظ صحیح نام او اطمینان حاصل کنید، در غیر اینصورت این تکنیک کاملا اثر معکوس خواهد داشت و باعث نارضایتی فرد می شود.
7. سوالات مصاحبه استخدام را بودجه بندی کنید
قدرت برنامه ریزی را در مصاحبه های استخدامی دست کم نگیرید. از یک ساختار واحد و مشخص برای استخدام استفاده کنید. حتی می توانید یک چک لیست استخدامی تهیه کنید تا قضاوت و برخورد مشابهی نسبت به تمام متقاضی ها داشته باشید. این همچنین به شما کمک می کند زمان جلسه را مدیریت کرده و برای هر بخش مصاحبه زمان مشخصی در نظر بگیرید. با این کار مطمئن می شوید برای هر بخش مصاحبه زمان عادلانه ای در نظر گرفتید.
نمونه مواردی که میتوانید چک لیست وار بررسی کنید و به هر آیتم امتیازی از صفر تا دو بدهید را در پایین مشاهده می کنید:
- نظم آمدن در زمان تعیین شده 0-2
- طرز برخورد، فن بیان و آداب معاشرت 0-2
- ظاهر و پوشش متناسب با رده شغلی 0-2
- سابقه و داشتن تجربیات مرتبط با رده شغلی 0-2
- میزان عشق و علاقه به این رده شغلی 0-2
متقاضیانی که نمره بالای عدد 7 دریافت میکنند به احتمال زیاد افراد مناسب تری برای شما هستند.
8. قضاوت های ادراکی را مدیریت کنید
در دیدار های دوستانه وقتی برای اولین بار فردی را ملاقات می کنید و شناخت عمیقی از او ندارید، به طور طبیعی قدرت ادراک شما قضاوت گر خواهد بود. نباید اجازه دهید در مصاحبه نیز این اتفاق بیوفتد. جاذبه های ظاهری مثل پوشش، صدای رسا، خوب صحبت کردن و … نباید انقدر بر شما تاثیر بگذارد که ارزیابی شما را در بخش های دیگر مانند مهارتی، فنی و … تحت الشعاع قرار دهد.
یا حتی برعکس! اگر وقتی یک متقاضی با لباسی خاکی به علت زمین خوردن به مصاحبه می آید، با وجود مهارت بالا او را به طور ناعادلانه رد کنید، شما تسلیم قدرت ادراک خود شده اید. در چنین حالتی اجازه دادید بی نظم تصور کردن متقاضی و عدم درک موقعیت فعلی او، ارزیابی شما در دیگر ابعاد را تحت تاثیر قرار بدهد.
9. شخصیت را استخدام کنید نه مهارت ها
معیار ارزیابی و ارزش گذاری برای هر موقعیت شغلی در هر سازمان متفاوت است. اما در یک حالت کلی طبق گفته ی معروف سیمون سینک « شخصیت را استخدام کنید، مهارت را آموزش دهید » زیرا شما نمی توانید شخصیت افراد را تغییر دهید. آموزش به فرد نامناسب می تواند خسارت های جبران ناپذیری برای شما داشته باشد.
با استخدام شخصیت مناسب، می توانید با آموزش لازم یک متخصص برای سازمان خود بسازید.
10. مکتوب کردن اطلاعات را از یاد نبرید
یک فرم ارزیابی طراحی کنید تا در جلسه مصاحبه بتوانید برای هر متقاضی اطلاعاتی که به دست می آورید را یادداشت کنید. چرا که به خاطر سپردن نکات جلسه ی مصاحبه استخدام تمامی متقاضیان آسان نخواهد بود.
همچنین با این کار به متقاضی می گویید که پاسخ های او مهم و باارزش است. این می تواند یک عمل انگیزشی برای متقاضی باشد تا با اعتماد به نفس بیشتری توانایی های خودش را پرزنت کند.
11. تحت تاثیر تعداد متقاضیان قرار نگیرید
تعداد کم متقاضیان نباید سطح ارزیابی شما را پایین بیاورد. به هر قیمتی استخدام نکنید! راهکار های متفاوتی برای این مرحله وجود دارد اما در حالت کلی می توانید اطلاع رسانی خود را گسترش داده و زمان بیشتری برای استخدام این جایگاه شغلی در نظر بگیرید. استانداردهای خود را هرگز پایین نیاورید. این کار بسیار خطرناک تر از ورود افراد ضعیف به کسب و کار شما خواهد بود.
از طرفی تعداد زیاد متقاضیان هم نباید در کیفیت انجام مصاحبه تاثیر بگذارد. بهترین راهکار برای این شرایط انجام هماهنگی دقیق با متقاضیان، منظم نگه داشتن محل مصاحبه و تقسیم بندی متقاضیان در بازه های زمانی متفاوت است.
ختم جلسه
در پایان فرصت مناسبی به متقاضی برای مطرح کردن پرسش هایش بدهید. حتما زمان دقیق اعلام نتایج و راه پیگیری و ارتباط را برای متقاضی مشخص کرده و مودبانه و با حوصله جلسه را تمام کنید. توجه داشته باشید که فقط شما در حال ارزیابی متقاضی نیستید. او نیز در حال ارزیابی سازمان شما، مزایای شغلی، حقوق، امنیت شغلی و… برای آینده ی کاری حرفه ایش است.
خودمانی
مصاحبه کننده یک کاشف استعداد است، نه یک بازپرس. به بیان دیگر یک مصاحبه کننده در مصاحبه استخدام باید با به کار بردن استراتژی های مناسب، ایجاد فضای راحت و… به متقاضی فرصت دهد بهترین خود را نشان دهد.
دیدگاهتان را بنویسید