آموزش تیم سازی حرفه ای | جامع ترین اصول تیم سازی کسب و کار
فهرست مطالب
استخدام و تیم سازی کسب و کار یکی دیگر از گام های مهم در فرایند بیزینس کوچینگ تیم آریاماناست. اگر مقاله ی «جامع ترین لیست وظایف منابع انسانی» را مطالعه کرده باشید، اکنون به خوبی می دانید که استخدام از مهم ترین وظایف منابع انسانی یک سازمان به شمار می رود. استخدام، فرایندی تخصصی و مهم است که به طور کامل در مقاله ی «هوشمندانه مصاحبه کنید، بهترین را استخدام کنید» به آن پرداختیم.
اگر نیروهای مورد نیاز خود را به طور حرفه ای استخدام کردید، اکنون وقت آن است که با تیم سازی، فعالیت سازمان خود را هدفمند تر و موثرتر کنید. تیم سازی در یک کسب و کار، یعنی هم گروه شدن تعدادی مشخص از کارمندان یک سازمان که برای رسیدن به یک هدف مشخص، در قالب کار گروهی تلاش می کنند. اما هم گروه شدن یعنی چه؟ و کار گروهی چه مزایایی دارد؟
برای پاسخ به این سوالات، این مقاله را تا انتها مطالعه کنید.
تیم سازی کسب و کار چیست و چرا به تیم نیاز داریم؟
هنگامی که تعدادی از افراد مختلف در یک تیم شروع به فعالیت می کنند، تفاوت هایی مانند سطح تخصص های افراد، فرهنگ های مختلف، تفاوت های شخصیتی و … ممکن است مانع انسجام و در نهایت موفقیت تیم شوند. با این حال هنگامی که یک تیم سازی در محیط کار اصولی انجام شود و همه ی افراد تیم به خوبی با مفهوم کار تیمی آشنا باشند، موفقیت تیم تا حد بالایی تضمین می شود. اما مفهوم کار تیمی چیست؟
تیم شدن در محیط کار چیست؟
اگر بخواهیم کار تیمی را در یک جمله خلاصه کنیم، یعنی کار دسته جمعی هماهنگی که فعالیت هر عضو تیم، مکمل فعالیت سایر هم تیمی هایش باشد. هرگاه در یک تیم این مفهوم به اجرا برسد، آن وقت به خوبی قدرت کار تیمی قابل مشاهده خواهد بود. در تعریف دیگر می توان گفت: کار تیمی یعنی اعضای تیم فراتر از تمام مرزبندی ها، محدودیت ها و … با یکدیگر هماهنگ باشند و همکاری کردن در نهایت، باعث موفقیت و به نتیجه رسیدن کل تیم شود.
یک تیم ورزشی را در نظر بگیرید. آن ها با تمرین مداوم و برنامه ریزی دقیق برنده می شوند. اما موفقیت این تیم به شرطی ممکن است که اعضای تیم در طول زمان مشخصی در کنار هم و زیر نظر یک مربی به هماهنگی لازم برسند.
چرا به تیم سازی در محیط کار نیاز داریم؟
ما در دنیایی که فعالیت و ارائه خدمات کسب و کارها در 24 ساعت شبانه روز و 7 روز هفته فعال است، برنامه های کاری هر کسب و کار به طور قابل توجهی تغییر می کند و مهارت ها و تخصص هایی که روز به روز گسترده تر می شود، برای به اتمام رساندن کارها و نتیجه گرفتن از آن ها، به تیم سازی نیاز خواهیم داشت.
اهمیت تیم سازی کسب و کار
محیط های کار مدرن به گونه ای طراحی شده اند که کار تیمی، یکی از مهم ترین مواردی ست که شما برای رسیدن به ایده های جدید و بزرگ به آن نیاز دارید. این همکاری بسیار ارزشمند است. کمک می‌کند بهتر و هوشمندانه‌تر کار کنید. کمک می‌کند به ایده‌هایی برسید که به‌تنهایی هرگز امکان نداشت.
البته این امر همیشه مشکلاتی به همراه دارد. 50 درصد از این مشکلات از باوری که در مورد خودمان و تعریفی که از یک تیم حرفه ای داریم نشأت می گیرد. اگرچه تغییر این باورها آسان نیست اما وقتی آن ها را زیر ذره بین ببریم، می توانیم باورهای سازنده را در مورد همکاری تیمی در یک سازمان ایجاد کنیم.
اصول تیم سازی کسب و کار
برای تشکیل یک تیم هدفمند به عنوان یک مدیر، باید موارد بسیاری را مد نظر قرار دهید و توانایی های مدیریتی را در خود تقویت کنید. به طور خلاصه این توانایی ها شامل موارد زیر است:
منعطف باشید!
ما ناچار هستیم که با افراد مختلف، در حوزه های کاری مختلف، ساعت های کاری جداگانه، تخصص های متفاوت، فرهنگ متفاوت و … کار کنیم و گاها بعضی از کارها را برون سپاری کنیم، تا کارمان را به ثمر برسانیم.
به یاد داشته باشید نتایج کار هیچ‌وقت یک‌جور نیست. قرار است کارهای زیادی انجام دهید که قبلاً هرگز انجامشان نداده‌اید. حتی ممکن است به دلیل تغییر شرایط بازار، افراد متخصص جدیدی را وارد مجموعه خود کنید یا شاخه جدیدی را در کسب و کار خودتان ایجاد کنید. بنابراین انعطاف خود را بالا ببرید و در نظر داشته باشید که هیچ وقت هیچ دو نفری را کاملا شبیه به هم پیدا نخواهید کرد.
رهبری
چگونه مطمئن شویم که یک گروه کارش را خوب انجام می‌دهد؟ به‌خصوص یک گروه بزرگ؟ چگونه با تفاوت های کاری و فرهنگی در یک تیم برخورد کنیم؟ اگر پاسخ را در یک کلمه خلاصه‌اش کنیم، آن کلمه رهبری است.
وقتی یک گروه بزرگ به موفقیت می رسد، مطمئن باشید که چندین سرگروه، رهبری چندین قسمت را به عهده گرفته اند. افراد تیم به طور مستمر آموزش دیده و تمرین کرده اند. همه ی افراد در مواجهه با تفاوت ها انعطاف از خود نشان دادند و یادگیری را لحاظ کرده اند.
قانونی نانوشته وجود دارد که وقتی چیزی را بدانید، یاد گرفتن سخت می شود. ما طوری برنامه‌ریزی شده‌ایم که فکر می‌کنیم همه‌چیزدان هستیم. در حالی که به طور مداوم نیاز به آموزش و رهبری داریم.
استخدام را جدی بگیرید
برای یک تیم سازی کسب و کار حرفه ای، ابتدا باید کارمندان حرفه ای در اختیار داشته باشید. شما برای انجام هر برنامه ای در مسیر توسعه و رشد کسب و کار خود، باید به ریشه آن توجه ویژه ای داشته باشید. استخدام اصولی و حرفه ای ریشه ی بسیاری از اهداف در سازمان هاست. اگر در ابتدا به طور تخصصی کارمندان مورد نیاز خود را استخدام کرده باشید، از بسیاری از مشکلات در آینده و صرف هزینه های مالی و زمانی جلوگیری کرده اید.
اهداف تیم را مشخص کنید
در این مورد صادقانه و شفاف عمل کنید. اهداف خود را برای تشکیل تیم به طور منطقی و تقسیم بندی شده مشخص کنید. تا زمانی که خود شما چشم انداز کامل و قابل اطمینانی از اهداف خود برای این تیم سازی کسب و کار نداشته باشید، افراد تیم نیز نمی توانند به آن دست یابند.
افراد باید به خوبی بدانند در نهایت برای چه چیز تلاش می کنند؟ پاسخ این سوال برای کارمندان شما انگیزه ای قوی ایجاد می کند و تیم را در مسیر پیشرفت نگه می دارد. با مشخص کردن اهداف و مرور آن ها در مواقع لازم، پویایی تیم خود را حفظ کنید.
افراد تیم را انتخاب کنید
اکنون که نیروهای مورد نظر را در سازمان خود در اختیار دارید و اهداف تیم را به طور دقیق مشخص کردید، وقت آن است که تیم سازی را آغاز کنید. همواره افراد را بر اساس توانایی، تخصص و مهارت آن ها انتخاب کنید. به خاطر داشته باشید در این انتخاب، به فرهنگ محیط سازمان، سازگاری افراد، توانایی فعالیت تیمی، سابقه ی فعالیت کاری مشابه و به خصوص شخصیت و انعطاف افراد، توجه ویژه ای داشته باشید.
اجازه دهید تیمتان به شما در جذب دیگران کمک کند
اعضای جدید تیم ممکن است بتوانند شما را به سایر داوطلبان بالقوه از طریق شبکه های اجتماعی خود معرفی کنند. اجازه دهید به شما کمک کنند تا نیروهای جدیدی برای تیم اصلی یا سایر متخصص هایی که ممکن است در طول مسیر فعالیت تیم، به آنها نیاز داشته باشید را پیدا کنید. این اقدام بخشی از زمان و هزینه ی شما را حفظ خواهد کرد.
سرگروه انتخاب کنید
تیم سازی در محیط کار آخرین قدم در مسیر رسیدن به اهداف سازمان نیست. شما برای بررسی عملکرد همه ی افراد تیم، نظارت بر اجرای دقیق همه ی افراد و مدیریت سازمان یافته ی تیم خود، نیاز به انتخاب سرگروه را حس خواهید کرد.
برای انتخاب سرگروه ابتدا توانایی همه افراد تیم خود را بررسی کنید و افرادی را جستجو کنید که می توانند مالکیت برخی از وظایف اصلی تیم را بر عهده بگیرند. آن ها باید مهارت فنی و ذهنیِ مدیریت افراد را، تحت عنوان زیرگروه، داشته باشند. در انتخاب سرگروه ها افراد سازمان یافته و سخت کوش را در اولویت قرار دهید. شما با انتخاب سرگروه، تقسیم بندی دقیق و سازمان یافته ای برای تیم خود انجام می دهید.
شفاف سازی قوانین
برای جلوگیری از سردرگمی، همه اعضای تیم شما باید قوانین را بخوانند و از آن آگاه باشند. شرح وظایف دقیقی برای همه اعضای تیم مشخص کنید و حد قدرت و اختیارات آن ها به خصوص سرگروه ها را مشخص کنید.
شرایط دریافت پاداش و ارتقای شغلی، حد و مرز تنبیه و تنزل ها، شرایط دریافت مرخصی و … را به خوبی مشخص کنید. این کار چهارچوب اخلاقی و کاری را در تیم شما مرزبندی می کند.
نقش های اجرایی در تیم سازی
هر فردی در تیم شما باید نقشی متناسب با مجموعه مهارت های خاص خودش را بر عهده بگیرد. اغلب، اعضای تیم، بسته به حجم کار، در مسیر رسیدن به اهداف سازمان، بیش از یک نقش را بر عهده دارند. شما باید مطمئن شوید که ظرفیت انجام آن کارها را نیز دارند!
اهمیت شرح کار و بررسی عملکرد افراد، در این مرحله پر رنگ تر می شود. شما با بررسی عملکرد افراد، می توانید یک تعادل مناسب در مسئولیت ها و وظایف افراد تیم جهت حفظ پویایی ایجاد کنید. با این کار شما فشار کاری را از دوش یک نفر برداشته و بار آن را روی کل افراد تیم تقسیم می کنید.
رقیب یا همکار؟
«یا من باید موفق شوم یا تو» «یا جای من اینجاست، یا تو» اگر شما در بین کارمندانتان با این جملات زیاد مواجه می شوید، وقت آن است که اصلاحات اساسی را شروع کنید. موفقیت یک تیم در گرو همدلی و همراهی همه ی اعضای تیم است. چیدمان نفرات، مسئولیت های واگذار شده، ارزیابی درست بر اساس شرح وظایف دقیق می تواند به کاهش چنین تنش هایی کمک کند.
اگر کارمندان شما ناخواسته همکاران خود را به چشم رقیب می بینند، بطوری که احساس می کنند پیشرفت همکارشان مانع پیشرفت آنها می شود، در کسب و کار شما، کار گروهی خیلی سخت می شود. اما اگر به هم کارمندان خود فرصت فوق العاده ی همکاری را بدهید، و چهارچوب های ذکر شده را به درستی پیاده سازی کنید، به سرعت شاهد شکل گیری استعدادها و خلاقیت های کارمندانتان خواهید بود. با تیم سازی کسب و کار درست و اصولی قطعا شاهد یک همکاری موثر و مفید در مجموعه شما شکل خواهد گرفت.
نه گفتن را یاد بگیرید
یاد بگیرید در صورت لزوم به کارمندانتان «نه» بگویید .اجازه ندهید که در دام باوری بیفتید که وقتی از شما درخواست کمک می‌شود؛ حتما باید پاسختان مثبت باشد و در غیر اینصورت شما آدم بدی هستید! یادتان باشد که پاسخ شما می‌تواند به‌صورت بله یا خیر محض نباشد.
هرگاه در تیم با درخواستی از جانب کارمندان مواجه شدید که از نظر کاری قادر به انجامش نیستید، احتمال بدهید که هیچ ایده‌ای از تعهدات شما، تایم کاری شما، شرح کار شما و… نداشته باشند. در مورد پروژه‌ها و ضرب‌الاجل‌های پیش‌رویتان شفاف باشید و از آنها در مورد اولویت‌بندی ها کمک بگیرید. در نهایت، هر بله گفتن مصادف است با نه گفتن به یک چیز دیگر. بله گفتن‌ها را برای روز مبادا نگهدارید و روی رسیدن به اهداف مجموعه خود تمرکز کنید.
می‌توانید کارها را محول کنید
ترجیح به عدم پاسخگویی مثبت یک مدیر به همه ی درخواست های کمکی که از او می شود، می‌تواند به دیگران کمک کند تا مستقل‌تر شوند. شما به عنوان یک مدیر با محول کردن برخی از کارهای پایه ای، زمینه را برای پرورش افراد تیم خود فراهم می کنید. با قرار دادن آن ها در این موقعیت، فرصت رشد و پیشرفت حرفه ای و کاری را ایجاد کنید.
یک مرزی بین پروژه‌هایی که واقعاً به شما نیاز دارند و کارهای کم ریسکی که بدون نگرانی می‌توانید محول کنید، ترسیم کنید. منتظر لحظاتی باشید تا بتوانید به دیگران جهت بدهید، توانمندشان کنید و سپس کناره‌گیری کنید و موفقیت افراد تیم خود را جشن بگیرید. تسلیمِ وسوسه نشوید، که اگر شما جای وی بودید چقدر متفاوت‌تر و بهتر انجامش می‌دادید.
هدفمند عمل کنید
مدیران با عملکرد بالا، در دانستن اهداف خود استراتژیک هستند. مواردی را که می‌توانند و باید انجام دهند، می‌شناسند. نه تنها به اولویت‌های هفته آینده، بلکه برای دو، سه ماه آینده هم چشم انداز روشنی دارند. پس وقتی که مشارکتی شکل می‌گیرد، مطمئن شوید که از روی احساسات ناشی از باورهای غلط، تصمیم‌گیری نمی‌کنید.
برای هر اقدامی از خودتان بپرسید که چقدر با اهدافتان همسو است؟ هر هفته، چقدر وقت و انرژی از شما خواهد گرفت؟ و مزایای نتیجه این اقدام چه خواهد بود؟ حتی هنگامی که خودتان کاری را انجام می‌دهید، سعی کنید مشارکت‌ها را در آن حداکثری کنید. به خاطر داشته باشید که شما همیشه فراتر از آنچه که فکر می‌کنید، امکان انتخاب دارید.
ما دوست داریم چالش های شما را بهتر بشناسیم!
تیم سازی کسب و کار؟ تیم سازی در محیط کار؟ ما این ها را نه به عنوان موانع، بلکه به عنوان فرصت هایی برای تحول می بینیم. مسیر منحصر به فردی که روبروی شماست، با مشاوره رایگان با تیم توسعه آریامانا شروع می شود.
دیدگاهتان را بنویسید